Pertanyaan umum di kalangan pengusaha adalah apakah Anda dapat mendaftarkan perusahaan di alamat kantor virtual. Di berita Anda sering membaca tentang perusahaan asing dengan alamat pos di Belanda. Memiliki yang disebut perusahaan PO box memiliki kelebihannya. Mayoritas pengusaha tahu bahwa kemungkinan ini ada, tetapi bagaimana Anda mengelolanya dan persyaratan apa yang harus Anda penuhi, masih belum jelas bagi banyak orang. Semuanya dimulai dengan pendaftaran di Kamar Dagang. Dimungkinkan untuk mendaftarkan bisnis Anda bahkan jika Anda tinggal di luar negeri. Namun, ada permintaan utama: perusahaan Anda harus memiliki alamat kunjungan Belanda atau kegiatan bisnis perusahaan Anda harus dilakukan di Belanda.
Persyaratan hukum webshop
Sebagai pemilik toko web, Anda memiliki kewajiban hukum terhadap pelanggan. Anda wajib memiliki kebijakan pengembalian, Anda harus dapat dihubungi untuk pertanyaan pelanggan, Anda bertanggung jawab atas garansi dan Anda diharuskan menawarkan setidaknya satu opsi setelah pembayaran. Dalam kasus pembelian konsumen, permintaan juga bahwa konsumen tidak harus membayar lebih dari 50% dari jumlah pembelian di muka. Tentu saja diperbolehkan, jika konsumen melakukan ini secara sukarela, untuk melakukan pembayaran penuh tetapi pengecer (web) tidak diperbolehkan untuk memenuhinya. Permintaan ini hanya berlaku saat Anda membeli produk, untuk layanan, diperlukan pembayaran penuh di muka.
Apakah menyebutkan alamat wajib?
Lokasi informasi kontak harus dapat ditemukan dengan jelas dan logis di webshop. Alasan di balik ini adalah bahwa pelanggan memiliki hak untuk mengetahui dengan siapa dia melakukan bisnis dengan. Persyaratan ini didukung oleh hukum dan karenanya wajib untuk setiap webshop.
Informasi kontak terdiri dari tiga bagian:
- Identitas perusahaan
- Rincian kontak perusahaan
- Alamat geografis perusahaan.
Identitas perusahaan berarti rincian pendaftaran perusahaan seperti nomor Kamar Dagang, nomor PPN dan nama perusahaan. Detail kontak merupakan data yang dapat digunakan konsumen untuk menghubungi webshop. Alamat geografis disebut sebagai alamat tempat perusahaan melakukan bisnisnya. Alamat geografis harus merupakan alamat yang dapat dikunjungi dan tidak boleh menjadi alamat PO Box. Di banyak webshop kecil, apakah alamat kontak sama dengan alamat geografis. Mungkin sulit untuk memenuhi persyaratan untuk memberikan detail kontak. Di bawah ini, Anda dapat membaca lebih lanjut tentang bagaimana Anda masih dapat memenuhi persyaratan ini.
Alamat virtual
Jika Anda tidak ingin atau tidak dapat memberikan alamat yang dapat dikunjungi di toko web Anda, Anda dapat menggunakan alamat kantor virtual. Alamat ini juga dapat dikelola oleh organisasi tempat Anda membayar sewa. Organisasi semacam ini juga memiliki berbagai layanan seperti pelacakan dan penerusan kiriman pos. Memiliki alamat Belanda bagus untuk kepercayaan pengunjung webshop Anda.
Untuk siapa?
Anda mungkin memerlukan alamat kantor virtual karena beberapa alasan. Alamat kantor virtual sebagian besar untuk:
- Orang yang melakukan bisnis di rumah; yang ingin memisahkan bisnis dan kehidupan pribadi.
- Orang-orang yang melakukan bisnis di luar negeri, tetapi juga berusaha untuk mempertahankan kantor di Belanda;
- Orang-orang dengan perusahaan di Belanda, yang ingin memiliki kantor virtual.
Dalam kondisi tertentu, alamat virtual dapat didaftarkan di Kamar Dagang.
Pendaftaran di Kamar Dagang
Selama proses aplikasi satu atau lebih cabang dari perusahaan Anda akan didaftarkan. Dalam proses ini baik alamat pos dan alamat kunjungan akan didaftarkan. Alamat kunjungan hanya akan berlaku jika Anda dapat membuktikan bahwa cabang Anda berlokasi di sana. Ini dapat diverifikasi melalui kontrak sewa. Ini juga berlaku jika perusahaan Anda berlokasi di pusat bisnis. Jika perjanjian sewa menunjukkan bahwa Anda secara permanen menyewa kantor (ruang), Anda dapat mendaftarkan ini sebagai alamat kunjungan Anda dalam Daftar Dagang. Memiliki alamat persewaan permanen tidak berarti Anda harus selalu hadir, tetapi Anda harus memiliki kemampuan untuk hadir secara permanen jika diperlukan. Misalnya, jika Anda menyewa meja atau kantor selama dua jam seminggu, tidak cukup untuk memenuhi persyaratan untuk pendaftaran perusahaan Anda.
Untuk mendaftarkan perusahaan Anda, Anda perlu memiliki beberapa dokumen yang tersedia:
- Formulir pendaftaran Kamar Dagang;
- Kontrak sewa, - beli, - atau sewa yang ditandatangani dari alamat kunjungan Belanda;
- Salinan resmi dari bukti identitas yang sah (Anda dapat mengatur ini dengan kedutaan Belanda atau notaris);
- Ekstrak asli atau salinan resmi dari daftar penduduk di kotamadya asing tempat Anda tinggal, atau dokumen lain dari organisasi resmi yang menyatakan alamat asing Anda.
Peraturan Kamar Dagang tentang 'Kantor Virtual'
Dalam beberapa tahun terakhir telah diketahui bahwa kantor virtual adalah kantor tempat perusahaan berada tetapi pekerjaan yang sebenarnya tidak dilaksanakan. Beberapa tahun lalu, Kamar Dagang mengubah aturan untuk kantor virtual. Di masa lalu, perusahaan yang disebut 'Ghost' biasa menyelesaikan bisnis mereka di alamat kantor virtual. Untuk mencegah aktivitas ilegal, Kamar Dagang memeriksa apakah perusahaan memiliki kantor virtual yang juga menjalankan aktivitas mereka dari alamat yang sama ini. Kamar Dagang menyebut praktik bisnis berkelanjutan ini. Bukan berarti pengusaha yang memiliki virtual office juga harus hadir secara permanen di sana, melainkan harus memiliki kemampuan untuk hadir secara permanen saat dibutuhkan.
Jika Anda memiliki pertanyaan tentang blog ini atau jika Anda mengalami kesulitan dengan Kamar Dagang, silakan hubungi pengacara dari Law & More. Kami akan menjawab pertanyaan Anda dan memberikan bantuan hukum jika perlu.