Sebagai pemberi kerja, penting untuk menyimpan data karyawan Anda dengan benar. Dengan demikian, Anda wajib menyimpan catatan personalia dari data pribadi karyawan. Saat menyimpan data tersebut, Undang-Undang Privasi Peraturan Perlindungan Data Umum (AVG) dan Undang-Undang Pelaksanaan Peraturan Perlindungan Data Umum (UAVG) harus diperhitungkan. AVG membebankan kewajiban kepada pemberi kerja sehubungan dengan pemrosesan data pribadi. Melalui daftar periksa ini, Anda akan mengetahui apakah berkas kepegawaian Anda memenuhi persyaratan.
- Data apa yang dapat diproses dalam file personalia?
Aturan utama yang harus diikuti adalah bahwa hanya data yang diperlukan untuk keperluan file personalia yang dapat dimasukkan: kinerja yang tepat dari kontrak kerja dengan karyawan.
Bagaimanapun, data pribadi 'biasa' akan disimpan seperti:
- Nama;
- Alamat;
- Tanggal lahir;
- Salinan paspor/kartu identitas;
- nomor BSN
- Kontrak kerja yang ditandatangani termasuk syarat dan ketentuan kerja dan lampiran;
- Data kinerja dan pengembangan karyawan, seperti laporan penilaian.
Pemberi kerja dapat memilih untuk memperluas file personel untuk memasukkan data lain seperti catatan pribadi pemberi kerja, catatan ketidakhadiran, keluhan, peringatan, catatan wawancara, dan lain-lain.
Sebagai pemberi kerja, penting untuk memperbarui data ini secara teratur untuk mendapatkan kebenaran dan akurasi sehubungan dengan periode retensi hukum.
- Kapan data pribadi 'biasa' dapat diproses dalam file personel?
Pemberi kerja harus mempertimbangkan kapan dan data pribadi 'biasa' apa yang dapat disimpan dalam file personel. Berdasarkan Pasal 6 AVG, pemberi kerja dapat menyimpan data pribadi 'biasa' di file personel melalui 6 alasan. Alasan-alasan ini meliputi:
- Karyawan telah memberikan persetujuan untuk pemrosesan;
- Pemrosesan diperlukan untuk pelaksanaan perjanjian karyawan (pekerjaan);
- Pemrosesan diperlukan karena adanya kewajiban hukum yang dibebankan pada pemberi kerja (seperti membayar pajak dan kontribusi);
- Pemrosesan diperlukan untuk melindungi kepentingan vital karyawan atau orang alami lainnya (contoh bermain ketika bahaya akut sudah dekat tetapi karyawan secara mental tidak mampu memberikan persetujuan);
- Pengolahan diperlukan untuk kepentingan umum/ketertiban umum;
- Pemrosesan diperlukan untuk memenuhi kepentingan sah pemberi kerja atau pihak ketiga (kecuali jika kepentingan karyawan melebihi kepentingan sah pemberi kerja).
- Data apa yang tidak boleh diproses dalam file personalia?
Selain data 'normal' yang disertakan dalam file, ada juga data yang (biasanya) tidak boleh disertakan karena sifatnya sangat sensitif. Ini adalah data 'khusus' dan termasuk:
- Keyakinan;
- Orientasi seksual;
- Ras atau etnis;
- Data medis (termasuk bila diberikan secara sukarela oleh karyawan).
Data 'khusus' hanya dapat disimpan di bawah AVG dalam 10 pengecualian. 3 pengecualian utama adalah sebagai berikut:
- Karyawan tersebut telah memberikan persetujuan eksplisit untuk pemrosesan tersebut;
- Anda memproses data pribadi yang sengaja diungkapkan oleh karyawan itu sendiri;
- Pemrosesan diperlukan untuk kepentingan publik yang utama (dasar hukum Belanda diperlukan untuk memohon ini).
- Langkah-langkah keamanan file personel
Siapa yang diperbolehkan melihat file personalia?
File personel hanya dapat dilihat oleh orang yang aksesnya diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Orang-orang ini termasuk, misalnya, pemberi kerja dan karyawan departemen SDM. Karyawan itu sendiri juga memiliki hak untuk melihat arsip kepegawaiannya dan mengubah informasi yang tidak benar.
Persyaratan keamanan untuk file
Selain itu, penting untuk diperhatikan bahwa AVG memberlakukan persyaratan pada penyimpanan digital atau kertas dari file personel. Sebagai pemberi kerja, Anda wajib mengambil tindakan untuk melindungi privasi karyawan. Oleh karena itu, file tersebut harus dilindungi dari kejahatan dunia maya, akses tidak sah, modifikasi, atau penghapusan.
- Periode retensi file staf
AVG menyatakan bahwa data pribadi dapat disimpan untuk jangka waktu terbatas. Beberapa data tunduk pada periode retensi hukum. Untuk data lainnya, pemberi kerja wajib menetapkan batas waktu penghapusan atau peninjauan ulang secara berkala atas keakuratan data. AVG menyatakan bahwa tindakan yang wajar harus diambil untuk memastikan bahwa data yang tidak akurat disimpan dalam file.
Ingin tahu lebih banyak tentang periode penyimpanan file staf? Kemudian baca blog kami periode retensi file karyawan.
Apakah file personalia Anda memenuhi persyaratan yang tercantum di atas? Maka kemungkinan itu kompatibel dengan AVG.
Jika, setelah membaca blog ini, Anda masih memiliki pertanyaan tentang file personel atau tentang AVG, silakan hubungi kami. Kita pengacara ketenagakerjaan akan dengan senang hati membantu Anda!