Undang-undang tentang pengarsipan elektronik dalam register komersial: bagaimana pemerintah bergerak dengan perkembangan zaman
Pengantar
Membantu klien internasional yang memiliki bisnis di Belanda merupakan bagian dari praktik saya sehari-hari. Bagaimanapun, Belanda adalah negara yang bagus untuk menjalankan bisnis, tetapi mempelajari bahasa atau membiasakan diri dengan praktik bisnis Belanda terkadang bisa menjadi hal yang rumit bagi perusahaan asing. Oleh karena itu, bantuan sering kali dihargai. Cakupan bantuan saya berkisar dari membantu tugas-tugas yang rumit hingga membantu berkomunikasi dengan otoritas Belanda.
Baru-baru ini, saya menerima pertanyaan dari seorang klien untuk menjelaskan apa yang sebenarnya dinyatakan dalam surat dari Kamar Dagang Belanda. Surat yang sederhana, namun penting dan informatif ini membahas tentang hal baru dalam pengajuan laporan keuangan, yang sebentar lagi hanya dapat dilakukan secara elektronik. Surat tersebut merupakan hasil dari keinginan pemerintah untuk mengikuti perkembangan zaman, memanfaatkan keuntungan dari pertukaran data elektronik, dan memperkenalkan cara standar dalam menangani proses tahunan yang berulang ini.
Itulah sebabnya laporan keuangan harus disetorkan secara elektronik mulai tahun anggaran 2016 atau 2017, sebagaimana tercantum dalam Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Undang-Undang tentang pengarsipan elektronik dalam daftar komersial), yang diperkenalkan bersama dengan Besluit elektronische deponering handelsregisters (Resolusi tentang pengarsipan elektronik dalam daftar komersial); yang terakhir memberikan aturan tambahan yang terperinci. Cukup panjang, tetapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan Undang-Undang dan Resolusi ini?
Dulu dan sekarang
Sebelumnya, laporan keuangan dapat disetorkan ke Kamar Dagang baik secara elektronik maupun di atas kertas. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Belanda sebagian besar masih mengenal ketentuan yang mengatur tentang penyetoran di atas kertas. Saat ini, metode ini dapat dianggap ketinggalan zaman dan saya sebenarnya agak terkejut bahwa perkembangan ini belum muncul lebih awal. Tidak sulit untuk membayangkan bahwa pengajuan laporan keuangan di atas kertas memiliki banyak kelemahan dibandingkan dengan pengajuan dokumen-dokumen ini secara elektronik jika dilihat dari perspektif biaya dan waktu.
Pikirkan saja biaya untuk kertas dan biaya serta waktu yang dibutuhkan untuk menuangkan laporan tahunan di atas kertas dan menyerahkannya – juga di atas kertas – ke Kamar Dagang, yang kemudian harus memproses dokumen tertulis ini, belum lagi waktu dan biaya yang timbul ketika meminta akuntan untuk menyusun atau memverifikasi laporan keuangan (yang tidak terstandarisasi) ini.
Oleh karena itu, pemerintah mengusulkan untuk menggunakan “SBR” (kependekan dari: Standard Business Report), yang merupakan metode elektronik standar untuk membuat dan menyampaikan informasi dan dokumen keuangan, berdasarkan katalog data (Taksonomi Belanda). Katalog ini berisi definisi data, yang dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan.
Keuntungan lain dari metode SBR adalah tidak hanya pertukaran data antara perusahaan dan Kamar Dagang yang akan disederhanakan, tetapi, sebagai hasil dari standarisasi, pertukaran data dengan pihak ketiga juga akan menjadi lebih mudah. Perusahaan kecil sudah dapat menyampaikan laporan tahunan secara elektronik melalui penggunaan metode SBR sejak tahun 2007. Untuk bisnis menengah dan besar, kemungkinan ini telah diperkenalkan pada tahun 2015.
Jadi, kapan dan untuk siapa?
Pemerintah menjelaskan bahwa jawaban atas pertanyaan ini adalah kasus umum dari "ukuran itu penting". Usaha kecil akan diwajibkan untuk menyerahkan laporan keuangan secara elektronik melalui SBR mulai tahun anggaran 2016 dan seterusnya. Sebagai alternatif, usaha kecil yang (menyusun dan) menyerahkan laporan keuangan sendiri, memiliki kemungkinan untuk menyetorkan laporan tersebut melalui layanan daring gratis – layanan "zelf deponeren jaarrekening" -, yang telah beroperasi sejak 2014.
Keunggulan layanan ini adalah Anda tidak perlu membeli perangkat lunak yang “kompatibel dengan SBR”. Bisnis menengah harus menyerahkan laporan keuangan melalui SBR mulai tahun keuangan 2017 dan seterusnya. Layanan daring alternatif sementara (“opstellen jaarrekening”) juga akan diperkenalkan untuk bisnis ini. Melalui layanan ini, bisnis menengah dapat menyusun sendiri laporan keuangan dalam format XBRL. Setelah itu, laporan keuangan tersebut dapat diserahkan melalui portal daring (“Digipoort”). Ini berarti bahwa perusahaan tidak perlu segera membeli perangkat lunak yang “kompatibel dengan SBR”.
Layanan ini akan bersifat sementara dan akan berhenti setelah lima tahun, terhitung sejak 2017. Belum ada kewajiban bagi bisnis besar dan struktur kelompok menengah untuk mengajukan laporan keuangan melalui SBR. Hal ini karena bisnis-bisnis ini harus menghadapi serangkaian persyaratan yang sangat rumit. Harapannya adalah bahwa bisnis-bisnis ini akan memiliki kesempatan untuk memilih antara mengajukan melalui SBR atau mengajukan melalui format Eropa tertentu mulai tahun 2019 dan seterusnya.
Tidak ada aturan tanpa pengecualian
Suatu aturan tidak akan menjadi aturan jika tidak ada pengecualian yang harus dibuat. Tepatnya dua. Aturan baru mengenai pengajuan laporan keuangan tidak berlaku bagi badan hukum dan perusahaan dengan kantor terdaftar di luar Belanda, yang, berdasarkan Handelsregisterbesluit 2008 (Resolusi Daftar Komersial 2008), memiliki kewajiban untuk mengajukan dokumen keuangan di Kamar Dagang, sejauh dan dalam bentuk yang seharusnya diungkapkan di negara kantor terdaftar.
Pengecualian kedua berlaku bagi penerbit sebagaimana didefinisikan dalam pasal 1:1 UU Pengawasan Keuangan dan anak perusahaan penerbit, jika mereka sendiri merupakan penerbit. Penerbit adalah siapa saja yang ingin menerbitkan sekuritas atau bermaksud menerbitkan sekuritas.
Poin perhatian lainnya
Namun, itu belum semuanya. Badan hukum sendiri perlu memperhatikan beberapa aspek penting lainnya. Salah satu aspek tersebut adalah bahwa badan hukum akan tetap bertanggung jawab atas penyampaian laporan keuangan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. hukumAntara lain, laporan keuangan harus dapat memberikan gambaran yang cukup tentang posisi keuangan suatu badan hukum.
Oleh karena itu, saya menyarankan setiap perusahaan untuk selalu memeriksa data dalam laporan keuangan sebelum diajukan. Terakhir, perhatikan fakta bahwa menolak untuk mengajukan laporan dengan cara yang ditentukan akan dianggap sebagai pelanggaran berdasarkan Wet op de Economische Delicten (Undang-Undang Tindak Pidana Ekonomi). Cukup mudah, telah dipastikan bahwa laporan keuangan yang dibuat melalui metode SBR dapat digunakan oleh rapat pemegang saham untuk membuat laporan tersebut. Laporan keuangan ini juga dapat diaudit oleh akuntan sesuai dengan pasal 2:393 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Belanda.
Kesimpulan
Dengan diperkenalkannya Undang-undang tentang pengarsipan elektronik dalam register komersial dan Resolusi terkait, pemerintah telah memperlihatkan sepotong progresifitas yang bagus. Akibatnya, akan menjadi wajib bagi usaha kecil dan menengah untuk menyetor laporan keuangan secara elektronik masing-masing dari tahun 2016 dan 2017, kecuali jika perusahaan tersebut berada dalam ruang lingkup salah satu pengecualian. Keuntungannya banyak. Namun, saya menyarankan semua perusahaan untuk menjaga akalnya karena tanggung jawab terakhir masih ada pada perusahaan yang diwajibkan untuk mengajukan sendiri dan sebagai direktur perusahaan, Anda tentu tidak ingin dibiarkan berurusan dengan konsekuensinya.
Kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar lebih lanjut setelah membaca artikel ini, jangan ragu untuk menghubungi Mr. Ruby van Kersbergen, pengacara di Law & More melalui [email dilindungi] atau Tuan Tom Meevis, pengacara di Law & More melalui [email dilindungi] atau hubungi kami di +31 (0)40-3690680.