Majikan memproses banyak data tentang karyawan mereka dari waktu ke waktu. Semua data ini disimpan dalam file personalia. File ini berisi data pribadi penting dan, untuk alasan ini, penting dilakukan dengan aman dan benar. Berapa lama pemberi kerja diizinkan (atau, dalam beberapa kasus, diharuskan) menyimpan data ini? Di blog ini, Anda dapat membaca lebih lanjut tentang masa retensi legal file personel dan cara mengatasinya.
Apa itu file personel?
Seperti disebutkan di atas, pemberi kerja seringkali harus berurusan dengan data kepegawaian karyawannya. Data ini harus disimpan dengan benar dan kemudian dimusnahkan. Ini dilakukan melalui file personalia. Ini termasuk rincian nama dan alamat karyawan, kontrak kerja, laporan kinerja, dan lain-lain. Data ini harus memenuhi persyaratan yang mengikuti peraturan AVG, dan harus disimpan selama jangka waktu tertentu.
(Jika Anda ingin mengetahui apakah file personel Anda memenuhi persyaratan AVG, lihat daftar periksa AVG file personel kami di sini)
Retensi data karyawan
AVG tidak memberikan periode penyimpanan khusus untuk data pribadi. Tidak ada jawaban langsung untuk periode penyimpanan file personel, karena terdiri dari berbagai jenis data (pribadi). Periode retensi yang berbeda berlaku untuk setiap kategori data. Ini juga mempengaruhi apakah orang tersebut masih menjadi karyawan, atau sudah berhenti bekerja.
Kategori periode retensi
Seperti disebutkan di atas, ada periode penyimpanan yang berbeda terkait dengan penyimpanan data pribadi dalam file personel. Ada dua kriteria yang harus diperhatikan, yakni apakah seorang karyawan masih bekerja, atau sudah berhenti bekerja. Berikut ini menunjukkan kapan data tertentu harus dihancurkan, atau lebih tepatnya dipertahankan.
File personel saat ini
Tidak ada periode retensi tetap yang ditetapkan untuk data yang terdapat dalam file personel saat ini dari seorang karyawan yang masih bekerja. AVG hanya membebankan kewajiban kepada pemberi kerja untuk selalu 'memperbarui' file personel. Ini berarti bahwa pemberi kerja sendiri berkewajiban untuk menetapkan tenggat waktu untuk meninjau file personel secara berkala dan pemusnahan data yang sudah usang.
Detail aplikasi
Data lamaran yang berkaitan dengan pelamar yang tidak dipekerjakan harus dimusnahkan dalam waktu maksimal 4 minggu setelah berakhirnya prosedur lamaran. Data seperti motivasi atau surat lamaran, CV, pernyataan perilaku, korespondensi dengan pelamar termasuk dalam kategori ini. Dengan persetujuan pemohon, dimungkinkan untuk menyimpan data selama sekitar 1 tahun.
Proses reintegrasi
Ketika seorang karyawan telah menyelesaikan proses reintegrasi dan kembali ke pekerjaannya, berlaku periode retensi maksimal 2 tahun setelah selesainya reintegrasi. Ada pengecualian untuk hal ini jika pemberi kerja adalah perusahaan asuransi mandiri. Dalam situasi itu, periode retensi 5 tahun berlaku.
Maksimal 2 tahun setelah berakhirnya masa kerja
Setelah seorang karyawan berhenti bekerja, sebagian besar data (pribadi) dalam file personalia tunduk pada periode retensi hingga 2 tahun.
Kategori ini termasuk:
- Kontrak kerja dan perubahannya;
- Korespondensi yang berkaitan dengan pengunduran diri;
- Laporan penilaian dan tinjauan kinerja;
- Korespondensi terkait promosi/penurunan pangkat;
- Korespondensi penyakit dari UWV dan dokter perusahaan;
- Laporan terkait dengan Gatekeeper Improvement Act;
- Kesepakatan tentang keanggotaan Dewan Kerja;
- Salinan sertifikat.
Setidaknya 5 tahun setelah berakhirnya masa kerja
Data file personel tertentu tunduk pada periode penyimpanan 5 tahun. Oleh karena itu, pemberi kerja wajib menyimpan data ini untuk jangka waktu 5 tahun setelah pekerja berhenti bekerja. Ini adalah data berikut:
- Laporan pajak gaji;
- Salinan dokumen identitas karyawan;
- Data etnis dan asal;
- Data yang terkait dengan pajak gaji.
Oleh karena itu, data ini harus disimpan setidaknya selama lima tahun, bahkan jika diganti dengan pernyataan baru dalam file personalia.
Setidaknya 7 tahun setelah berakhirnya masa kerja
Selanjutnya, pemberi kerja juga memiliki apa yang disebut 'kewajiban menahan pajak'. Ini mewajibkan majikan untuk menyimpan semua catatan dasar untuk jangka waktu 7 tahun. Jadi ini termasuk data dasar, pemotongan upah, catatan penggajian, dan perjanjian gaji.
Masa retensi habis?
Ketika periode penyimpanan maksimum data dari file personel telah kedaluwarsa, pemberi kerja tidak dapat lagi menggunakan data tersebut. Data ini kemudian harus dihancurkan.
Ketika periode retensi minimum telah berakhir, pemberi kerja mungkin hancurkan data ini. Pengecualian berlaku ketika periode penyimpanan minimum telah berakhir dan karyawan meminta pemusnahan data.
Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang periode penyimpanan file staf atau periode penyimpanan untuk data lainnya? Jika demikian, silakan hubungi kami. Kita pengacara ketenagakerjaan akan dengan senang hati membantu Anda!