Undang-undang tentang pengarsipan elektronik dalam register komersial: bagaimana pemerintah bergerak dengan perkembangan zaman
Pengantar
Membantu klien internasional yang memiliki bisnis di Belanda adalah bagian dari praktik harian saya. Bagaimanapun, Belanda adalah negara yang hebat untuk melakukan bisnis, tetapi mempelajari bahasa atau membiasakan diri dengan praktik bisnis Belanda kadang-kadang bisa rumit bagi perusahaan asing. Karena itu, uluran tangan sering dihargai. Lingkup bantuan saya berkisar dari membantu dalam tugas-tugas kompleks, hingga membantu dalam komunikasi dengan pihak berwenang Belanda. Baru-baru ini, saya menerima pertanyaan dari seorang klien untuk menjelaskan apa yang sebenarnya dinyatakan dalam surat dari Kamar Dagang Belanda. Surat sederhana, meskipun penting dan informatif ini berkaitan dengan hal baru dalam pengarsipan laporan keuangan, yang tidak lama lagi hanya mungkin secara elektronik. Surat itu adalah hasil dari keinginan pemerintah untuk bergerak seiring waktu, untuk memanfaatkan keunggulan pertukaran data elektronik dan untuk memperkenalkan cara standar penanganan proses berulang tahunan ini. Itulah sebabnya laporan keuangan harus disetor secara elektronik dari tahun buku 2016 atau 2017, sebagaimana tercantum dalam Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Undang-undang tentang pengarsipan elektronik dalam register komersial), yang diperkenalkan bersama dengan Besluit elektronische deponering handelsregisters (Resolusi tentang pengarsipan elektronik dalam register komersial); yang terakhir memberikan tambahan, aturan rinci. Cukup seteguk, tapi apa sebenarnya yang diperlukan oleh UU dan Resolusi ini?
Dulu dan sekarang
Sebelumnya, laporan keuangan bisa disimpan di Kadin baik secara elektronik maupun di atas kertas. KUH Perdata Belanda sebagian besar masih mengetahui ketentuan berdasarkan deposito di atas kertas. Saat ini, metode ini dapat dilihat sudah ketinggalan zaman dan saya sebenarnya sedikit terkejut bahwa perkembangan ini belum muncul sebelumnya. Tidak sulit untuk membayangkan bahwa pengajuan laporan keuangan di atas kertas memiliki banyak kekurangan dibandingkan dengan pengajuan dokumen-dokumen tersebut secara elektronik jika dilihat dari segi biaya dan waktu. Pikirkan biaya kertas dan biaya serta waktu yang diperlukan untuk meletakkan laporan tahunan di atas kertas dan menyerahkannya - juga di atas kertas - ke Kamar Dagang, yang kemudian harus memproses dokumen tertulis ini, bahkan tidak menyebutkan waktu dan biaya yang muncul. ketika membiarkan seorang akuntan menyusun atau memverifikasi laporan keuangan (non-standar) ini. Oleh karena itu, pemerintah mengusulkan untuk menggunakan “SBR” (singkatan dari Standard Business Report), yaitu metode elektronik standar untuk membuat dan menyampaikan informasi dan dokumen keuangan, berdasarkan katalog data (the Dutch Taxonomie). Katalog ini berisi tentang definisi data yang dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan. Keunggulan lain dari metode SBR adalah tidak hanya pertukaran data antara korporasi dan Kadin yang akan disederhanakan, tetapi sebagai hasil dari standarisasi, pertukaran data dengan pihak ketiga juga menjadi lebih mudah. Perusahaan kecil sudah dapat menyampaikan laporan tahunan secara elektronik melalui penggunaan metode SBR sejak tahun 2007. Untuk bisnis menengah dan besar kemungkinan ini telah diperkenalkan pada tahun 2015.
Jadi, kapan dan untuk siapa?
Pemerintah memperjelas bahwa jawaban untuk pertanyaan ini adalah kasus khas "masalah ukuran". Usaha kecil akan diwajibkan untuk menyerahkan laporan keuangan secara elektronik melalui SBR mulai tahun keuangan 2016 dan seterusnya. Sebagai alternatif, usaha kecil yang (menyusun dan) menyerahkan laporan keuangan sendiri, memiliki kemungkinan untuk menyetor laporan melalui layanan online gratis - layanan "zelf deponeren jaarrekening" -, yang beroperasi sejak 2014. Keuntungan dari ini layanannya adalah seseorang tidak perlu membeli perangkat lunak yang “kompatibel dengan SBR”. Bisnis menengah perlu menyerahkan laporan keuangan melalui SBR mulai tahun keuangan 2017 dan seterusnya. Juga untuk bisnis ini, layanan online alternatif sementara (“opstellen jaarrekening”) akan diperkenalkan. Melalui layanan ini, bisnis skala menengah dapat menyusun sendiri laporan keuangan dalam format XBRL. Setelah itu, pernyataan ini dapat diajukan melalui portal online (“Digipoort”). Ini berarti bahwa perusahaan tidak perlu harus membeli perangkat lunak "kompatibel SBR" segera. Layanan ini akan bersifat sementara dan akan digunakan setelah lima tahun, terhitung sejak 2017. Tidak ada kewajiban bagi perusahaan besar dan struktur grup berukuran sedang untuk mengajukan laporan keuangan melalui SBR. Ini karena bisnis ini harus berurusan dengan serangkaian persyaratan yang sangat kompleks. Harapannya adalah bahwa bisnis ini akan memiliki kesempatan untuk memilih antara pengarsipan melalui SBR atau pengarsipan melalui format Eropa tertentu mulai 2019 dan seterusnya.
Tidak ada aturan tanpa pengecualian
Aturan tidak akan menjadi aturan jika tidak ada pengecualian yang dibuat. Dua, tepatnya. Aturan baru mengenai pengarsipan laporan keuangan tidak berlaku untuk badan hukum dan perusahaan dengan kantor terdaftar di luar Belanda, bahwa, berdasarkan Handelsregisterbesluit 2008 (Resolusi Registrasi Komersial 2008), memiliki kewajiban untuk mengajukan dokumen keuangan di Kamar Dagang, sejauh dan dalam bentuk di mana dokumen-dokumen ini harus diungkapkan di negara kantor terdaftar. Pengecualian kedua dibuat untuk emiten sebagaimana didefinisikan dalam pasal 1: 1 dari Wft (Undang-Undang Pengawasan Keuangan) dan anak perusahaan dari emiten, jika emiten itu sendiri. Penerbit adalah siapa saja yang ingin menerbitkan sekuritas atau bermaksud menerbitkan sekuritas.
Poin perhatian lainnya
Tetap saja, itu belum semuanya. Badan hukum sendiri perlu memperhatikan beberapa aspek tambahan yang penting. Salah satu aspek ini adalah fakta bahwa badan hukum akan tetap bertanggung jawab atas pengajuan laporan keuangan yang sesuai dengan hukum. Di antara yang lain, ini berarti bahwa laporan keuangan harus dapat menciptakan wawasan yang sedemikian rupa sehingga orang dapat menilai posisi keuangan entitas hukum secara memadai. Karena itu saya menyarankan setiap perusahaan untuk memeriksa data dalam laporan keuangan dengan cermat sebelum diajukan setiap saat. Last but not least, perhatikan fakta bahwa menolak untuk mengajukan pernyataan dengan cara yang ditentukan, akan merupakan pelanggaran berdasarkan Wet op de Economische Delicten (Undang-Undang Pelanggaran Ekonomi). Agak nyaman, telah dikonfirmasi bahwa laporan keuangan yang dibuat melalui metode SBR, dapat digunakan oleh rapat pemegang saham untuk membuat laporan ini. Akun-akun ini juga dapat diaudit oleh akuntan sesuai dengan pasal 2: 393 KUH Perdata Belanda.
Kesimpulan
Dengan diperkenalkannya Undang-undang tentang pengarsipan elektronik dalam register komersial dan Resolusi terkait, pemerintah telah memperlihatkan sepotong progresifitas yang bagus. Akibatnya, akan menjadi wajib bagi usaha kecil dan menengah untuk menyetor laporan keuangan secara elektronik masing-masing dari tahun 2016 dan 2017, kecuali jika perusahaan tersebut berada dalam ruang lingkup salah satu pengecualian. Keuntungannya banyak. Namun, saya menyarankan semua perusahaan untuk menjaga akalnya karena tanggung jawab terakhir masih ada pada perusahaan yang diwajibkan untuk mengajukan sendiri dan sebagai direktur perusahaan, Anda tentu tidak ingin dibiarkan berurusan dengan konsekuensinya.
Kontak
Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar lebih lanjut setelah membaca artikel ini, jangan ragu untuk menghubungi mr. Maxim Hodak, pengacara di Law & More melalui maxim.hodak@lawandmore.nl atau mr. Tom Meevis, pengacara di Law & More melalui tom.meevis@lawandmore.nl atau hubungi kami di +31 (0) 40-3690680.
