Kerja jarak jauh lintas batas dan Perjanjian Kerangka Kerja Uni Eropa tentang kerja jarak jauh: apa yang perlu diketahui oleh para pemberi kerja di Belanda.

Seorang karyawan meminta untuk bekerja dua hari seminggu dari Antwerp, atau dari rumah orang tuanya di Polandia. Kedengarannya seperti masalah penjadwalan. Namun sebenarnya bukan: kerja jarak jauh lintas negara melibatkan tiga sistem hukum yang berbeda sekaligus, dan tiga negara yang berbeda masing-masing dapat memiliki klaim. Artikel ini menjelaskan cara menangani pertanyaan tersebut dengan urutan yang benar, apa yang diselesaikan dan tidak diselesaikan oleh Perjanjian Kerangka Kerja Uni Eropa tentang kerja jarak jauh lintas negara, dan apa yang harus dimiliki pemberi kerja sebelum menyetujui permintaan tersebut.

Tiga pertanyaan, tiga kemungkinan jawaban, tiga negara berbeda

Kesalahan yang paling umum adalah memperlakukan pekerjaan jarak jauh lintas negara sebagai satu masalah. Padahal, ini adalah tiga masalah yang diatur oleh instrumen yang berbeda dan diputuskan secara independen:

• Sistem jaminan sosial negara mana yang mencakup karyawan tersebut? Biner, yang pada prinsipnya hanya memiliki satu jawaban.
• Negara mana hukum ketenagakerjaan Apa yang mengatur hubungan tersebut? Tidak biner: hukum yang dipilih dapat berlaku sementara aturan wajib negara lain mengesampingkan sebagian dari hukum tersebut.
• Di mana karyawan dikenakan pajak, dan apakah pemberi kerja memperoleh status kena pajak? Dua pertanyaan, dan yang sering terlupakan adalah risiko yang ditanggung oleh pemberi kerja.

Seorang karyawan yang tinggal di Belgia, bekerja untuk sebuah perusahaan Belanda, bekerja tiga hari dari rumah dan dua hari di kantor. Eindhoven, bisa berakhir diasuransikan di Belanda, dilindungi oleh kewajiban Belgia. hukum ketenagakerjaan dan dikenakan pajak sebagian di masing-masing bagian. Itulah sistem yang bekerja sesuai rancangannya.

Jaminan sosial pertama

Mulailah dari sini: jawabannya paling jelas dan ini mempermudah proses administrasi. Di dalam Uni Eropa, EEA, dan Swiss, Peraturan 883/2004 mengkoordinasikan sistem nasional. Peraturan ini tidak melakukan harmonisasi; melainkan mengalokasikan.

Satu sistem dalam satu waktu

Prinsip yang mengatur dalam pasal 11 Peraturan 883/2004 adalah bahwa seseorang hanya tunduk pada undang-undang dari satu Negara Anggota saja. Aturan dasarnya adalah lex loci laboris : Anda diasuransikan di tempat Anda benar-benar bekerja, terlepas dari tempat tinggal Anda atau tempat perusahaan tempat Anda bekerja berkedudukan. Seorang karyawan yang tinggal di Jerman tetapi bekerja sepenuhnya di kantor Belanda diasuransikan di Belanda.

Bekerja di dua atau lebih negara anggota

Kerja jarak jauh memecah kasus sederhana dan Pasal 13 Peraturan 883/2004 berlaku. Jika seorang karyawan melakukan aktivitas di dua atau lebih Negara Anggota, kriterianya adalah apakah sebagian besar pekerjaan dilakukan di negara tempat tinggal. Berdasarkan Pasal 14 Peraturan 987/2009, ambang batas tersebut adalah 25% dari waktu kerja atau remunerasi, yang dinilai selama dua belas bulan berikutnya.

• Di bawah 25% di negara bagian tempat tinggal: Karyawan tetap diasuransikan di tempat perusahaan pemberi kerja memiliki kantor terdaftar. Bagi pemberi kerja Belanda, jaminan sosial Belanda tetap berlaku.
• Pada atau di atas 25%: Kewenangan beralih ke negara tempat tinggal, dan pemberi kerja Belanda harus mendaftar dan membayar iuran di sana dengan tarif negara tersebut.

Perubahan mendadak itulah inti masalahnya. Satu hari tambahan bekerja dari rumah dalam seminggu dapat membuat seorang karyawan keluar dari sistem jaminan sosial Belanda sama sekali, dengan konsekuensi terhadap akumulasi pensiun, perlindungan sakit, dan tagihan iuran. Tidak ada yang bertahap dalam proses ini.

Perjanjian kerangka kerja Uni Eropa tentang kerja jarak jauh lintas batas.

Perjanjian Kerangka Kerja ada untuk mengurangi dampak negatif tersebut. Ini adalah perjanjian multilateral yang disepakati berdasarkan pasal 16 Peraturan 883/2004, yang memungkinkan Negara Anggota untuk menyepakati pengecualian terhadap aturan alokasi biasa untuk orang atau kategori orang tertentu.

Apa yang dilakukannya

Jika berlaku, perjanjian ini memungkinkan karyawan yang terbiasa bekerja jarak jauh dari negara tempat tinggalnya untuk tetap diasuransikan di negara tempat pemberi kerja memiliki kantor terdaftar, meskipun ambang batas aktivitas substansial 25% telah terlampaui. Syarat dalam perjanjian ini adalah bahwa kerja jarak jauh lintas batas di negara tempat tinggal kurang dari 50% dari total waktu kerja . Itulah satu-satunya persentase yang ditetapkan oleh perjanjian itu sendiri. Angka 25% bukanlah syarat perjanjian, tetapi ambang batas aktivitas substansial Pasal 13 Peraturan 883/2004, di bawah angka tersebut karyawan tetap diasuransikan di negara tempat pemberi kerja berada tanpa perlu perjanjian apa pun. Oleh karena itu, dalam praktiknya, perjanjian ini menjawab rentang antara 25% dan 50%.

Kondisi

• Kedua negara harus menjadi pihak yang menandatangani perjanjian tersebut. Pada saat penulisan ini, 23 negara telah menandatangani perjanjian tersebut: Austria, Belgia, Kroasia, Ceko, Estonia, Finlandia, Prancis, Jerman, Irlandia, Italia, Liechtenstein, Lituania, Luksemburg, Malta, Belanda, Norwegia, Polandia, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spanyol, Swedia, dan Swiss. Sebagian besar menerapkannya mulai 1 Juli 2023; Slovenia mulai 1 September 2023, Italia mulai 1 Januari 2024, Lituania mulai 1 Mei 2024, Irlandia mulai 1 Juni 2024, dan Estonia mulai 1 Februari 2026. Denmark, Yunani, Hongaria, Bulgaria, Rumania, Siprus, Latvia, dan Islandia belum menandatangani, dan Inggris Raya telah menyatakan tidak akan menandatangani.
• Itu tidak otomatis. Hal yang paling sering dilewatkan oleh para pemberi kerja: hal ini tidak berlaku secara otomatis berdasarkan fakta. Permohonan harus diajukan, dengan persetujuan pemberi kerja dan karyawan, kepada lembaga yang berwenang di negara yang undang-undangnya diupayakan — untuk pemberi kerja di Belanda, Sociale Verzekeringsbank. Tanpa permohonan, aturan biasa berlaku dan karyawan dapat diasuransikan di luar negeri.
• Hasilnya berupa sertifikat A1. Dokumen portabel yang membuktikan undang-undang negara mana yang berlaku: apa yang diminta oleh inspektorat asing, dan satu-satunya bukti praktis bahwa kesepakatan itu telah dibuat.
• Ini hanya mencakup kerja jarak jauh (telework). Ketentuan ini membahas pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh dari negara tempat tinggal menggunakan teknologi informasi untuk tetap terhubung dengan lingkungan kerja perusahaan, bukan kunjungan klien, pekerjaan di lokasi, aktivitas penjualan, atau perjalanan ke sana. Karyawan yang bekerja jarak jauh 40% dan juga mengunjungi pelanggan di negara tersebut tidak termasuk dalam kategori ini.
• Dampaknya bersifat bilateral. Ini hanya membahas kasus dua negara bagian: negara bagian tempat tinggal dan negara bagian tempat bekerja.

Perjanjian tersebut tidak statis, begitu pula daftar di atas: Estonia baru bergabung efektif mulai 1 Februari 2026. Tabel penandatangan dan teks yang berlaku diterbitkan oleh layanan jaminan sosial federal Belgia, yang memelihara daftar penandatangan untuk negara-negara peserta, dan SVB menerbitkan posisi Belanda. Periksa keduanya sebelum mengandalkan perjanjian tersebut untuk pengaturan baru atau memperbarui A1 yang bergantung padanya, daripada berasumsi bahwa apa yang benar pada saat pengaturan tersebut dibuat masih berlaku hingga saat ini.

Permohonan yang diajukan terlambat tidak serta merta hilang. SVB menerima permohonan dengan efek retroaktif hingga tiga bulan, asalkan iuran memang telah dibayarkan secara konsisten di negara bagian yang undang-undangnya diminta selama periode tersebut. Oleh karena itu, celah yang ditemukan dalam tinjauan penggajian harus segera diperbaiki, karena waktu untuk memperbaikinya sangat singkat.

Jika perjanjian kerangka kerja tidak berlaku

Jika salah satu negara belum menandatangani perjanjian, jika karyawan bekerja dari negara ketiga, jika kerja jarak jauh mencapai 50%, atau jika ada aktivitas non-telekerja di negara tempat tinggal, aturan biasa berlaku kembali: jika melebihi 25% di negara tempat tinggal, karyawan diasuransikan di sana, dan pemberi kerja Belanda harus mendaftar sebagai pemberi kerja asing dan menyetor iuran secara lokal. Pengecualian individual masih dapat diupayakan berdasarkan pasal 16 Peraturan 883/2004, tetapi hal itu membutuhkan persetujuan kedua negara, bersifat opsional, dan prosesnya lambat. Di luar Uni Eropa, EEA, dan Swiss, perjanjian bilateral mungkin berlaku; jika Belanda tidak memiliki perjanjian bilateral, asuransi ganda atau celah dalam pertanggungan adalah hal yang realistis.

Hukum ketenagakerjaan: Roma I dan aturan-aturan yang tidak dapat Anda hilangkan melalui perjanjian.

Kompetensi jaminan sosial tidak memberi tahu Anda hukum ketenagakerjaan mana yang berlaku. Itu adalah wilayah Roma I, dan cara kerjanya berbeda. Berdasarkan pasal 3 Roma I, para pihak dapat memilih hukum yang mengatur, dan sebagian besar kontrak Belanda memilih hukum Belanda. Pasal 8 Roma I membatasi apa yang dicapai oleh pilihan tersebut untuk kontrak kerja: pilihan tersebut tidak dapat menghilangkan perlindungan karyawan atas ketentuan yang tidak dapat diabaikan melalui kesepakatan berdasarkan hukum yang akan berlaku jika tidak ada pilihan — terutama, hukum negara tempat, atau dari mana, karyawan biasanya melakukan pekerjaannya. Pasal 8 Roma I juga berisi klausul pengecualian jika kontrak tersebut lebih erat kaitannya dengan negara lain, dan pasal 9 Roma I menambahkan ketentuan wajib yang mengesampingkan hukum forum.

Konsekuensi praktisnya perlu dinyatakan secara gamblang. Seorang karyawan yang benar-benar melakukan sebagian besar pekerjaannya dari rumah di Negara Anggota lain mungkin secara terbiasa bekerja di sana. Hukum Belanda dapat tetap menjadi hukum yang dipilih sementara perlindungan wajib negara tersebut berlaku di atasnya — dan perlindungan pemutusan hubungan kerja seringkali bersifat wajib. Pemberi kerja Belanda yang mengikuti jalur UWV atau pengadilan subdistrik dengan cara biasa mungkin mendapati bahwa mereka belum memenuhi persyaratan pemberitahuan, pesangon, atau prosedural negara tempat karyawan tersebut sebenarnya berada. Upah minimum, waktu kerja, cuti berbayar, perlindungan terhadap diskriminasi, dan aturan non-kompetisi mendapat perlakuan yang sama. Tidak ada ambang batas di sini yang sebanding dengan uji jaminan sosial 25%: "secara terbiasa melakukan" adalah penilaian kualitatif tentang di mana pusat gravitasi hubungan tersebut berada.

Ketika kerja jarak jauh berubah menjadi posting

Pihak pemberi kerja berasumsi bahwa Direktif Penempatan Pekerja menyangkut kru konstruksi dan pengangkut barang. Cakupannya, dalam pasal 1 Direktif 96/71/EC, adalah penyediaan layanan lintas negara: penempatan berdasarkan kontrak dengan penerima di Negara Anggota lain, penempatan ke suatu kelompok usaha, atau perekrutan melalui agen tenaga kerja sementara. Pasal 3 kemudian menetapkan inti persyaratan negara tuan rumah — waktu kerja, liburan berbayar, upah, kesehatan dan keselamatan, perlakuan yang sama — yang diperluas oleh Direktif 2018/957.

Pekerjaan jarak jauh murni dari rumah karyawan sendiri untuk kepentingan perusahaan sendiri biasanya bukan merupakan penugasan: tidak ada layanan yang diberikan kepada penerima di negara lain. Namun, batasan ini lebih mudah dilanggar daripada yang diperkirakan oleh perusahaan. Jika karyawan jarak jauh bekerja di lokasi klien di negara tempat tinggal mereka, ditempatkan di perusahaan grup di sana, atau disediakan untuk perusahaan lain, rezim penugasan negara tuan rumah berlaku, termasuk kewajiban penegakan hukum berdasarkan Direktif 2014/67/EU. Di Belanda, itu adalah kewajiban pemberitahuan WagwEU, yang harus dipenuhi oleh perusahaan asing sebelum pekerjaan dimulai; Negara Anggota lainnya menjalankan portal mereka sendiri, dan perusahaan Belanda harus menggunakan portal tersebut ketika arus penugasan keluar.

Pajak: risiko yang ditanggung pemberi kerja diutamakan.

Bagian ini sengaja dibuat bersifat umum. Posisi pajak bergantung pada teks perjanjian tertentu dan fakta-fakta yang ada, dan tidak ada satu pun di sini yang merupakan nasihat pajak; libatkan penasihat pajak sebelum kesepakatan apa pun dibuat.

Risiko pendirian tetap

Risiko yang paling penting bukanlah tagihan pajak karyawan. Yang terpenting adalah bahwa tempat kerja di luar negeri dapat dianggap sebagai kantor tetap perusahaan di negara tersebut, berdasarkan pasal kantor tetap dalam perjanjian yang berlaku. Pertanyaannya secara umum adalah apakah kantor di luar negeri tersebut berada di bawah kendali perusahaan dan digunakan secara cukup teratur untuk bisnis, dan secara terpisah apakah karyawan tersebut secara terbiasa membuat kontrak, atau memainkan peran utama yang mengarah pada pembuatan kontrak tersebut, sebagai agen yang bergantung. Peran senior dan komersial membawa risiko yang jauh lebih besar. Kantor tetap membawa kewajiban pelaporan pajak perusahaan, atribusi laba, dan seringkali pemotongan gaji lokal.

Posisi karyawan

Pendapatan dari pekerjaan dialokasikan berdasarkan pasal pendapatan dari pekerjaan dalam perjanjian yang berlaku. Secara umum, pendapatan dikenakan pajak di tempat pekerjaan dilakukan secara fisik, dengan pengecualian jika karyawan berada di negara lain hanya untuk jangka waktu terbatas, gaji berasal dari pemberi kerja yang tidak berdomisili di sana dan tidak ditanggung oleh suatu badan usaha tetap di sana. Pembagian hari kerja berarti pembagian hak pemungutan pajak dan konsekuensi penggajian di kedua belah pihak.

Belgia dan Jerman

Belanda memiliki perjanjian bilateral dengan Belgia dan Jerman, dan perjalanan lintas batas merupakan isu kebijakan yang sudah lama ada dalam kedua hubungan tersebut. Hari kerja dari rumah merupakan subjek negosiasi yang aktif, dan posisi perjanjian dengan Belgia terus berubah: perjanjian baru ditandatangani pada tahun 2023 dan pemberlakuan serta tahun pertama penerapannya tercatat di Verdragenbank di verdragenbank.overheid.nl, yang merupakan satu-satunya tempat yang layak untuk diperiksa. Tetapkan teks perjanjian mana yang mengatur tahun yang bersangkutan, dan apa yang dikatakannya tentang hari kerja dari rumah, sebelum penggajian disusun — bukan dari praktik sebelumnya, dan bukan dari pemberitaan pers tentang penandatanganan.

Kondisi kerja serta kesehatan dan keselamatan di tempat kerja dalam negeri di luar negeri.

Hukum kesehatan dan keselamatan kerja Belanda tidak berhenti di tempat kerja perusahaan. Berdasarkan Arbeidsomstandighedenwet (Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja), perusahaan memiliki kewajiban terhadap tempat kerja yang diizinkan untuk digunakan oleh karyawan: pasal 3 mewajibkan kebijakan yang diarahkan pada kondisi kerja sebaik mungkin dan pasal 5 inventarisasi dan evaluasi risiko, dengan rezim terpisah untuk pekerjaan yang tidak bergantung pada lokasi. Di luar negeri, perusahaan tidak dapat melakukan inspeksi dengan mudah dan mungkin menghadapi rezim lokal kedua. Pendekatan yang dapat diterapkan adalah penilaian mandiri karyawan, standar peralatan yang terdokumentasi, instruksi tertulis, dan jalur pelaporan insiden yang berfungsi dari luar negeri. Kecelakaan di tempat kerja di luar negeri juga menimbulkan tanggung jawab berdasarkan pasal 7:658 Kitab Undang-Undang Perdata Belanda, dan kewajiban untuk berhati-hati tersebut tidak serta merta menjadi lebih sempit hanya karena tempat kerja berada di negara lain.

Perlindungan data dan peralatan

Bekerja jarak jauh di dalam EEA tidak menimbulkan masalah transfer data. Namun, bekerja dari luar EEA menimbulkan masalah: akses ke data pribadi dari negara ketiga memerlukan dasar transfer yang sah, yang sering diabaikan dalam skema "bekerja dari mana saja". Terlepas dari lokasinya, pastikan untuk menjelaskan siapa pemilik peralatan, apakah perangkat pribadi boleh digunakan, bagaimana informasi rahasia ditangani di rumah tangga yang dihuni bersama, asuransi untuk perangkat keras di luar negeri, dan pengembaliannya setelah masa kerja berakhir.

Dokumen-dokumen yang perlu disiapkan

• Kebijakan kerja jarak jauh. Negara yang diizinkan, persentase maksimum di luar negeri, persyaratan persetujuan, jam kerja dan ketersediaan, biaya, peralatan, keamanan, dan hak tegas untuk menarik atau mengubah izin jika posisi hukum berubah.
• Lampiran tambahan pada kontrak kerja. Bersifat individual dan spesifik: tempat kerja yang disepakati, pembagian keuntungan yang disepakati, hukum dan yurisdiksi yang berlaku, serta tanggung jawab pelaporan pajak karyawan. Buatlah perjanjian tersebut terbatas waktu dan dapat dicabut secara tegas, sehingga perubahan dalam posisi jaminan sosial atau pajak tidak membuat pemberi kerja terikat pada struktur yang tidak dapat lagi dipertahankan.
• Pendaftaran dan aplikasi A1. Jika perjanjian tersebut berlaku, permohonan dapat diajukan melalui SVB dengan persetujuan kedua belah pihak dan formulir A1 yang telah disimpan. Jika tidak berlaku, pendaftaran asing dan pengaturan penggajian harus dilakukan sebelum tanggal mulai, bukan setelahnya.
• Siklus peninjauan. Setiap ambang batas bersifat berorientasi ke masa depan, jadi tinjau setidaknya setiap tahun dan segera lakukan perubahan apa pun terkait tempat tinggal, peran, pola kerja, atau jam kerja.

Daftar Periksa: seorang karyawan meminta untuk bekerja dari luar negeri

• Negara mana, dan apakah termasuk dalam Uni Eropa, EEA, atau Swiss?
• Berapa persentase dari total waktu kerja selama dua belas bulan mendatang?
• Apakah ini benar-benar kerja jarak jauh, atau akan ada kunjungan klien atau pekerjaan di lokasi?
• Apakah persentase penduduk berdasarkan negara bagian tetap di bawah 25%, berada di antara 25% dan 50%, atau mencapai 50%?
• Apakah kedua negara tersebut merupakan negara penandatangan, dan apakah permohonan telah diajukan dan izin A1 telah diperoleh?
• Jika tidak, apakah pendaftaran jaminan sosial luar negeri diurus sebelum tanggal mulai kerja?
• Apakah karyawan tersebut dapat dianggap bekerja secara tetap di sana untuk tujuan Pasal 8 Roma I, dan apa yang dipersyaratkan oleh perlindungan pemutusan hubungan kerja di negara tersebut?
• Apakah peran tersebut — senioritas, wewenang penandatanganan kontrak, pekerjaan yang berhubungan langsung dengan klien — menimbulkan risiko pengangkatan sebagai karyawan tetap?
• Apakah penasihat pajak telah mengkonfirmasi posisi penggajian di kedua negara bagian tersebut?
• Apakah tempat kerja di rumah telah dinilai, dilengkapi, dan diasuransikan, serta memiliki jalur pelaporan insiden?
• Apakah pemrosesan data dari luar EEA tercakup oleh mekanisme transfer?
• Apakah ada adendum yang ditandatangani dan dapat dicabut, serta tanggal peninjauan yang tercantum dalam agenda?