Syarat dan ketentuan umum: menyusunnya agar sesuai dengan hukum Belanda.

Syarat dan ketentuan umum (algemene voorwaarden) hanya melindungi bisnis Anda jika secara sah menjadi bagian dari kontrak. Berdasarkan hukum Belanda, hal itu terutama bergantung pada satu pertanyaan: apakah pihak lain memiliki kesempatan yang wajar untuk membacanya sebelum atau pada saat kontrak disepakati? Jika tidak, pihak lain dapat membatalkan syarat dan ketentuan tersebut, dan pembatasan tanggung jawab Anda akan hilang bersamaan dengan hal lainnya.

Pengecualian utama menyangkut pelanggan bisnis yang lebih besar. Perusahaan yang menerbitkan laporan keuangan tahunan, atau yang memiliki setidaknya 50 karyawan, tidak dapat mengandalkan alasan ini untuk pembatalan. Di sisi lain, bagi konsumen, undang-undang tersebut menambahkan daftar hitam dan daftar abu-abu berisi klausul-klausul yang dianggap memberatkan secara tidak wajar.

Apa saja yang termasuk dalam syarat dan ketentuan umum?

Syarat dan ketentuan umum adalah klausul tertulis yang dirancang untuk digunakan dalam berbagai kontrak. Syarat-syarat inti, seperti harga dan deskripsi barang yang Anda kirimkan, berada di luar definisi tersebut selama syarat-syarat tersebut jelas dan mudah dipahami.

Definisi ini berasal dari Pasal 6:231 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Belanda (Burgerlijk Wetboek, BW). Aturan tentang syarat dan ketentuan umum diatur dalam Pasal 6:231 hingga 6:247 BW . Yang penting adalah tujuan teks tersebut, bukan judulnya. Templat penawaran standar dengan klausul pengiriman, pembayaran, dan tanggung jawab yang Anda gunakan untuk setiap pelanggan adalah syarat dan ketentuan umum, meskipun Anda menyebutnya dengan nama lain. Klausul yang Anda negosiasikan untuk satu transaksi spesifik bukanlah syarat dan ketentuan umum.

Perbedaan dengan syarat inti itu penting. Syarat inti tidak dapat diuji berdasarkan aturan tentang klausul yang memberatkan secara tidak wajar. Namun, jika Anda menyembunyikan harga atau kewajiban utama dalam kata-kata yang tidak jelas, pengadilan memperlakukan klausul tersebut sebagai syarat biasa yang dapat diuji.

Bagaimana cara Anda memasukkan persyaratan Anda ke dalam kontrak?

Anda wajib menyatakan syarat dan ketentuan yang berlaku sebelum atau pada saat kontrak disepakati, misalnya dalam penawaran harga, konfirmasi pesanan, atau proses pembayaran online. Referensi yang hanya dikirim bersama faktur, setelah kontrak dibuat, sudah terlambat.

Setelah pihak lain menerima keberlakuan syarat dan ketentuan Anda, maka ia terikat oleh isinya, meskipun ia tidak pernah membacanya (Pasal 6:232 BW). Itulah sebabnya mengapa referensi itu sendiri harus jelas dan tanpa syarat: “Syarat dan ketentuan umum kami berlaku untuk semua penawaran dan kontrak kami; salinannya terlampir.”

Dua rangkaian kondisi: pertarungan bentuk

Dalam perdagangan antar perusahaan, pemasok seringkali merujuk pada syarat dan ketentuannya sendiri, dan pembeli membalas dengan pesanan pembelian yang merujuk pada syarat dan ketentuannya. Berdasarkan Pasal 6:225(3) BW, rujukan kedua tidak berlaku kecuali secara tegas menolak syarat dan ketentuan pertama. Dalam praktiknya, pihak pertama yang merujuk pada syarat dan ketentuannya menang, kecuali pihak lain secara tegas menolaknya.

Dalam penjualan barang lintas batas, Konvensi Penjualan Wina (CISG) sering kali berlaku sebagai pengganti Kitab Undang-Undang Perdata Belanda, dan aturannya mengenai kondisi yang bertentangan bekerja secara berbeda. Jika Anda melakukan perdagangan internasional, periksa rezim mana yang berlaku dan pertimbangkan klausul eksplisit tentang hukum yang berlaku dan pengadilan yang berwenang dalam kontrak Anda sendiri, bukan hanya dalam ketentuan Anda.

Kapan pihak lain dapat membatalkan persyaratan Anda?

Pihak lain dapat membatalkan suatu klausul berdasarkan dua alasan sesuai dengan Pasal 6:233 BW: klausul tersebut memberatkan secara tidak wajar, atau Anda tidak memberikan kesempatan yang wajar kepada pihak lain untuk memperhatikan ketentuan-ketentuan tersebut. Alasan kedua ini memengaruhi ketentuan secara keseluruhan.

Kewajiban untuk menyediakan kondisi

Pasal 6:234 BW mengatur apa yang dimaksud dengan kesempatan yang wajar. Pada umumnya, Anda wajib menyerahkan syarat dan ketentuan sebelum atau pada saat penandatanganan kontrak. Hanya jika hal itu tidak memungkinkan secara wajar, Anda dapat memberitahukan kepada pihak lain, sebelum kontrak ditandatangani, di mana syarat dan ketentuan tersebut dapat diperiksa, misalnya karena terdaftar di Kamar Dagang (KvK) atau kantor registrasi pengadilan, dan bahwa Anda akan mengirimkannya tanpa biaya jika diminta.

Untuk kontrak yang disepakati secara online, Anda harus menyediakan syarat dan ketentuan secara elektronik sebelum atau pada saat penandatanganan kontrak, dengan cara yang memungkinkan pihak lain untuk menyimpannya. Tautan ke PDF yang dapat diunduh di halaman pembayaran atau dalam email yang menyimpulkan kontrak biasanya memenuhi persyaratan ini. Pernyataan dalam cetakan kecil bahwa syarat dan ketentuan "tersedia atas permintaan" tidak memenuhi persyaratan ini, jika Anda dapat dengan mudah melampirkannya.

Siapa yang tidak dapat mengandalkan alasan-alasan ini?

Berdasarkan Pasal 6:235 BW, perusahaan yang telah menerbitkan laporan keuangan tahunannya, atau yang memiliki setidaknya 50 orang karyawan, tidak dapat menggunakan alasan pembatalan ini. Pihak yang menggunakan ketentuan yang sama atau hampir sama tidak dapat berargumen bahwa mereka tidak memiliki kesempatan untuk membacanya. Terhadap pihak-pihak tersebut, suatu klausul masih dapat dibatalkan jika penerapannya tidak dapat diterima berdasarkan standar kewajaran dan keadilan (redelijkheid en billijkheid, Pasal 6:248(2) BW).

Klausul mana yang tidak diperbolehkan dalam kontrak konsumen?

Dalam kontrak dengan konsumen, klausul-klausul dalam daftar hitam Pasal 6:236 BW selalu dianggap memberatkan secara tidak wajar, dan klausul-klausul dalam daftar abu-abu Pasal 6:237 BW dianggap demikian. Untuk klausul daftar abu-abu, Anda sebagai pelaku usaha harus menunjukkan bahwa klausul tersebut wajar dalam kasus tertentu.

Contoh dari daftar hitam tersebut mencakup klausul yang menghilangkan hak konsumen untuk mengakhiri atau membatalkan kontrak, kenaikan harga dalam waktu tiga bulan sejak kontrak dimulai tanpa memberikan hak kepada konsumen untuk membatalkannya, dan pilihan pengadilan selain pengadilan di tempat tinggal konsumen, kecuali jika konsumen diberi waktu satu bulan untuk memilih pengadilan tersebut. Perpanjangan diam-diam langganan konsumen juga dibatasi: setelah jangka waktu pertama, kontrak hanya dapat berlanjut untuk jangka waktu yang tidak terbatas dengan masa pemberitahuan tidak lebih dari satu bulan.

Daftar abu-abu mencakup klausul yang mengecualikan atau membatasi tanggung jawab Anda, memberi Anda hak untuk mengubah kinerja Anda secara substansial, atau memberlakukan periode pemberitahuan kepada konsumen yang lebih lama dari tiga bulan. Klausul tersebut tidak secara otomatis batal, tetapi dalam sengketa, beban pembuktian ada pada Anda.

Dua aturan tambahan berlaku untuk konsumen. Jika suatu klausul tidak jelas, maka interpretasi yang paling menguntungkan konsumenlah yang berlaku (Pasal 6:238(2) BW). Dan beberapa hak konsumen sama sekali tidak dapat dikecualikan, apa pun yang tertulis dalam syarat dan ketentuan. Contohnya adalah jaminan (kesesuaian) menurut undang-undang untuk pembelian konsumen dan aturan bahwa pembeli konsumen tidak dapat diwajibkan untuk membayar lebih dari setengah harga di muka (Pasal 7:26(2) BW).

Hak penarikan kembali dalam jangka waktu 14 hari berlaku untuk kontrak jarak jauh, seperti penjualan melalui toko daring, dan untuk kontrak di luar tempat usaha (Pasal 6:230o BW). Hak ini tidak berlaku untuk setiap kontrak konsumen, jadi jangan menggambarkannya seperti itu. Otoritas Perlindungan Konsumen dan Pasar (ACM) dapat mengambil tindakan penegakan hukum terhadap bisnis yang menggunakan ketentuan yang tidak adil terhadap konsumen.

Apakah daftar tersebut juga melindungi pelanggan bisnis?

Daftar hitam dan abu-abu tidak berlaku secara langsung antar bisnis. Pelanggan usaha kecil masih dapat meminta pengadilan untuk membatalkan klausul karena dianggap memberatkan secara tidak wajar berdasarkan aturan umum Pasal 6:233(a) BW.

Ketika menerapkan standar terbuka tersebut, pengadilan dapat mempertimbangkan daftar tersebut untuk bisnis kecil yang berada dalam posisi yang sebanding dengan konsumen. Ini dikenal sebagai efek refleks (reflexwerking). Seorang pedagang tunggal yang membeli mobil van atau langganan perangkat lunak untuk bisnisnya bukanlah konsumen, tetapi ia tetap dapat memperoleh manfaat dari perlindungan ini.

Satu batasan berlaku terlepas dari jenis pelanggan. Klausul yang mengecualikan tanggung jawab atas kerusakan yang disebabkan oleh kesengajaan atau kelalaian berat Anda sendiri umumnya tidak akan ditegakkan, karena mengandalkannya tidak dapat diterima berdasarkan standar kewajaran dan keadilan. Susun batasan tanggung jawab Anda dengan mempertimbangkan hal itu: batasi pada jumlah tertentu atau pada jumlah yang diasuransikan, dan kecualikan kesengajaan dan kelalaian berat dari batasan tersebut.

Apa saja yang harus tercakup dalam syarat dan ketentuan Anda?

Ketentuan yang baik menyertai masa berlaku suatu kontrak: bagaimana kontrak tersebut dibentuk, apa yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak, apa yang terjadi jika terjadi kesalahan, dan bagaimana sengketa diselesaikan. Sebagian besar bisnis setidaknya membutuhkan hal-hal berikut.

• Definisi dan ruang lingkup: ketentuan ini berlaku untuk penawaran dan kontrak mana, dan bahwa ketentuan pihak lain ditolak.
• Penawaran, penerimaan, harga, dan ketentuan pembayaran, termasuk bunga komersial menurut undang-undang dan biaya penagihan.
• Penyerahan, pengalihan risiko dan retensi kepemilikan (eigendomsvoorbehoud, Pasal 3:92 BW)
• Garansi, prosedur pengaduan, dan batasan tanggung jawab
• Keadaan kahar, penangguhan, dan pemutusan hubungan kerja.
• Hak kekayaan intelektual dan kerahasiaan, jika relevan.
• Hukum yang berlaku dan pengadilan yang berwenang

Bagi pelanggan bisnis, perhatikan aturan hukum mengenai jangka waktu pembayaran. Antar bisnis, jangka waktu pembayaran lebih dari 60 hari hanya sah jika tidak sangat tidak adil bagi kreditur (Pasal 6:119a BW). Sejak 1 Juli 2022, perusahaan besar yang membeli dari usaha kecil atau menengah tidak boleh menyepakati jangka waktu pembayaran lebih dari 30 hari (Pasal 6:119a BW). Antara tahun 2017 dan pertengahan 2022, batas maksimumnya adalah 60 hari.

Untuk konsumen, tambahkan informasi yang dipersyaratkan oleh hukum, seperti detail kontak Anda, hak penarikan kembali jika berlaku, dan cara kerja garansi menurut undang-undang. Banyak bisnis menggunakan dua versi: satu untuk pelanggan bisnis dan satu untuk konsumen. Hal ini menjaga agar setiap versi mudah dibaca dan mencegah klausul konsumen dinilai berdasarkan aturan konsumen yang lebih ketat dalam kontrak bisnis, atau sebaliknya.

Bagaimana Anda menyusun persyaratan Anda langkah demi langkah?

Mulailah dengan risiko bisnis Anda sendiri, bukan dengan templat. Tanyakan pada diri sendiri apakah Anda menjual kepada konsumen, bisnis, atau keduanya, kerusakan apa yang dapat ditimbulkan oleh produk atau layanan Anda, apakah Anda memberikan layanan sekali saja atau berkelanjutan, dan bagaimana Anda ingin dibayar.

Kemudian tentukan dasarnya. Banyak asosiasi perdagangan menawarkan kondisi industri kepada anggotanya. Beberapa telah dinegosiasikan dengan organisasi konsumen di bawah naungan Dewan Sosial dan Ekonomi (SER). Periksa apakah kondisi tersebut sesuai dengan pekerjaan Anda dan tambahkan apa yang kurang.

Syarat dan ketentuan yang disalin dari pesaing atau dari templat asing merupakan sumber masalah yang umum. Syarat dan ketentuan tersebut mungkin merujuk pada hukum asing, menggunakan konsep yang tidak ada dalam hukum Belanda, atau berisi klausul yang termasuk dalam daftar hitam.

Apakah Anda dapat mengubah syarat dan ketentuan Anda di kemudian hari?

Ya, tetapi ketentuan baru hanya berlaku untuk kontrak baru, kecuali kontrak yang ada mengizinkan Anda untuk mengubahnya. Untuk kontrak yang sedang berjalan seperti langganan atau perjanjian layanan, Anda memerlukan klausul perubahan dan Anda harus mengumumkan perubahan tersebut tepat waktu.

Bagi konsumen, klausul yang memungkinkan Anda untuk mengubah kinerja Anda secara substansial termasuk dalam daftar abu-abu. Dalam praktiknya, klausul amandemen untuk konsumen hanya dapat diterima jika konsumen dapat mengakhiri kontrak ketika perubahan tersebut merugikannya. Kenaikan harga dalam waktu tiga bulan sejak kontrak dimulai hanya diperbolehkan jika konsumen kemudian dapat membatalkannya.

Dengan pelanggan bisnis, Anda memiliki lebih banyak ruang, tetapi prinsipnya tetap sama. Umumkan perubahan secara tertulis, berikan jangka waktu yang wajar sebelum perubahan tersebut berlaku, dan kirimkan teks baru. Pelanggan yang belum pernah menerima versi yang telah diubah dapat berargumen bahwa mereka tidak diberi kesempatan untuk membacanya.

Apakah Anda harus mengajukan persyaratan Anda ke Kamar Dagang atau ke pengadilan?

Pengarsipan tidak diwajibkan oleh hukum, tetapi dapat bermanfaat. Ini menunjukkan versi mana yang berlaku pada saat tertentu, dan memungkinkan Anda untuk merujuk pada versi yang diarsipkan ketika penyerahan persyaratan tidak memungkinkan secara wajar.

Pengajuan dokumen tidak menggantikan kewajiban untuk memberikan syarat dan ketentuan. Aturan umum tetap berlaku bahwa Anda menyerahkan syarat dan ketentuan tersebut sebelum atau pada saat penandatanganan kontrak. Anda hanya dapat merujuk pada versi yang diajukan jika penyerahan syarat dan ketentuan tersebut tidak mungkin dilakukan secara wajar, yang jarang diterima oleh pengadilan, misalnya untuk kontrak yang ditandatangani melalui telepon.

Kesalahan apa yang harus Anda hindari?

Kesalahan yang paling sering terjadi adalah syarat dan ketentuan tidak pernah diberikan dengan benar. Sebuah kalimat di bagian bawah penawaran yang menyatakan bahwa syarat dan ketentuan "dapat ditemukan di situs web kami", tanpa tautan atau lampiran langsung, seringkali terbukti tidak cukup di pengadilan.

Kesalahan kedua adalah pembatasan tanggung jawab yang terlalu berlebihan. Klausul yang mengecualikan semua tanggung jawab, termasuk untuk kesengajaan dan kelalaian berat, mengundang pengadilan untuk membatalkannya sepenuhnya, sehingga Anda tidak memiliki batasan sama sekali. Batasan yang moderat memiliki peluang yang jauh lebih baik.

Apa yang harus Anda periksa sebagai pengguna ketentuan tersebut?

• Silakan lihat ketentuan yang tertera di setiap penawaran, konfirmasi pesanan, dan proses pembayaran online, sebelum kontrak disepakati.
• Lampirkan syarat dan ketentuan atau berikan tautan unduhan, dan simpan bukti bahwa Anda telah melakukannya (Pasal 6:234 BW).
• Periksa kondisi konsumen dengan melihat daftar hitam (Pasal 6:236 BW) dan daftar abu-abu (Pasal 6:237 BW).
• Kecualikan unsur kesengajaan dan kelalaian berat dari batasan tanggung jawab Anda.
• Tolak secara tegas syarat-syarat pihak lain untuk menghindari kekalahan dalam pertarungan formalitas berdasarkan Pasal 6:225(3) BW.

Apa yang harus Anda periksa sebagai pihak lain?

• Periksa apakah Anda menerima ketentuan tersebut sebelum atau pada saat kontrak disepakati.
• Periksa apakah bisnis Anda dapat mengandalkan alasan pembatalan, atau termasuk dalam Pasal 6:235 BW (laporan keuangan yang dipublikasikan atau setidaknya 50 orang).
• Sebagai konsumen, periksa klausul tentang tanggung jawab, jangka waktu pemberitahuan, dan kenaikan harga dengan membandingkannya dengan daftar hitam dan abu-abu.
• Tolak persyaratan yang bertentangan secara tegas jika Anda ingin persyaratan Anda sendiri yang berlaku.

Apa yang dapat kami lakukan untuk Anda terkait syarat dan ketentuan umum Anda?

Pengacara perusahaan kami menyusun dan meninjau syarat dan ketentuan umum untuk bisnis Belanda dan internasional.

• Kami menyusun syarat dan ketentuan umum yang sesuai dengan bisnis Anda, dalam versi terpisah untuk pelanggan konsumen dan pelanggan bisnis.
• Kami meninjau kondisi yang ada dengan membandingkannya dengan daftar hitam dan abu-abu serta aturan tentang ketentuan pembayaran.
• Kami memeriksa bagaimana penawaran harga, konfirmasi pesanan, dan proses pembayaran Anda menjadikan ketentuan tersebut sebagai bagian dari kontrak.
• Kami menyusun klausul pembatasan tanggung jawab dan klausul amandemen yang kemungkinan besar akan berlaku.
• Kami menilai perselisihan mengenai penerapan syarat dan ketentuan dan menyusun surat pembatalan atau tanggapannya.

Ringkasan

• Syarat dan ketentuan umum hanya mengikat pihak lain jika Anda menyatakan syarat dan ketentuan tersebut berlaku dan menyerahkannya sebelum atau pada saat penandatanganan kontrak (Pasal 6:232 sampai 6:234 BW).
• Perusahaan besar dan pihak-pihak yang memiliki setidaknya 50 karyawan tidak dapat mengandalkan alasan pembatalan ini (Pasal 6:235 BW).
• Terhadap konsumen, daftar hitam dan daftar abu-abu berlaku (Pasal 6:236 dan 6:237 BW); usaha kecil dapat memperoleh manfaat secara tidak langsung.
• Jangan pernah mengecualikan tanggung jawab atas kesengajaan atau kelalaian berat; batasan yang moderat dan jelas lebih mungkin untuk ditegakkan.
• Simpan bukti bahwa Anda telah menyediakan persyaratan tersebut, dan tinjau kembali setidaknya sekali setahun.

Pertanyaan yang sering diajukan