Pengawasan karyawan di Belanda: apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh perusahaan.

Pemantauan karyawan hanya sah di Belanda jika pemberi kerja memiliki tujuan spesifik dan sah yang lebih penting daripada privasi tenaga kerja, jika tidak ada cara yang kurang mengganggu untuk mencapai tujuan tersebut, dan jika staf telah diberitahu sebelumnya tentang apa yang dipantau dan mengapa. Aturan-aturan tersebut berasal dari AVG (nama Belanda untuk Peraturan Perlindungan Data Umum ), dari Uitvoeringswet AVG, dan dari Wet op de ondernemingsraden, yang dalam kebanyakan kasus mengharuskan dewan pekerja untuk menyetujui sebelum sistem pemantauan apa pun diperkenalkan. Pemantauan yang diperkenalkan tanpa langkah-langkah tersebut adalah melanggar hukum, apa pun yang tertulis dalam kontrak kerja.

Peraturan apa yang mengatur pemantauan karyawan di Belanda?

Empat badan hukum berlaku sekaligus, dan pengusaha yang hanya memperhatikan yang pertama akan menghadapi masalah. AVG mengatur setiap pemrosesan data pribadi, dan pemantauan secara definisi merupakan pemrosesan. Uitvoeringswet AVG (UAVG) mengisi pilihan nasional yang dibiarkan terbuka oleh Regulasi dan merupakan undang-undang yang memberikan wewenang pengawasan kepada Autoriteit Persoonsgegevens . Pasal 8 Konvensi Eropa tentang Hak Asasi Manusia melindungi kehidupan pribadi, dan Mahkamah Hak Asasi Manusia Eropa telah menegaskan bahwa perlindungan ini tidak berhenti di pintu kantor: korespondensi dan komunikasi di tempat kerja termasuk di dalamnya, dan pengusaha harus memberikan pemberitahuan sebelumnya tentang sifat dan cakupan pemantauan apa pun terhadapnya.

Hukum ketenagakerjaan Belanda menambahkan lapisan tersendiri. Pasal 7:611 dari Burgerlijk Wetboek mewajibkan pemberi kerja untuk berperilaku sebagai pemberi kerja yang baik, dan pengadilan akan menerapkan standar tersebut pada pemantauan yang secara teknis dapat dibenarkan berdasarkan hukum perlindungan data tetapi tidak proporsional dalam hubungan kerja. Terakhir, hukum pidana menetapkan batasan luar: merekam percakapan yang bukan merupakan bagian dari Anda, dan merekam orang secara diam-diam dengan perangkat tersembunyi di ruang pribadi atau tertutup, merupakan tindak pidana tersendiri, dan baik kontrak kerja maupun kebijakan privasi tidak dapat mengizinkannya.

Secara bersama-sama, hal ini menghasilkan satu aturan praktis. Pemantauan tidak dilarang, tetapi bukan merupakan hak prerogatif manajemen yang dapat diumumkan begitu saja. Ini adalah operasi pemrosesan yang harus dirancang, dibenarkan, didokumentasikan, dan disepakati sebelum byte pertama dikumpulkan. Tinjauan kami tentang hukum privasi Belanda menjelaskan bagaimana kewajiban-kewajiban tersebut saling terkait di seluruh organisasi.

Dasar hukum: mengapa persetujuan hampir tidak pernah berhasil

Setiap tindakan pemantauan memerlukan dasar hukum berdasarkan pasal 6 AVG, dan dalam konteks ketenagakerjaan pada dasarnya hanya ada satu pilihan yang dapat diterapkan: kepentingan yang sah. Persetujuan bukanlah jawabannya. Autoriteit Persoonsgegevens dan pengawas perlindungan data Eropa mengambil posisi yang konsisten bahwa seorang karyawan jarang berada dalam posisi untuk menolak secara bebas, karena hubungan otoritas membuat penolakan tersebut mahal. Persetujuan yang diperoleh dalam konteks tersebut bukanlah persetujuan yang diberikan secara bebas dan oleh karena itu tidak sah, dan pemberi kerja yang membangun program pemantauan berdasarkan formulir persetujuan yang ditandatangani telah membangunnya tanpa dasar yang kuat.

Kebutuhan untuk pelaksanaan kontrak kerja juga sama lemahnya sebagai dasar. Pembayaran upah membutuhkan administrasi; bukan pencatatan ketikan keyboard. Kepatuhan terhadap kewajiban hukum memang membenarkan bentuk-bentuk pencatatan tertentu, misalnya catatan waktu kerja atau pemeriksaan yang diperlukan dari lembaga keuangan, tetapi hanya sejauh kewajiban tersebut benar-benar berlaku.

Hal itu menyisakan uji kepentingan yang sah, dan uji ini memiliki tiga langkah yang harus dilalui secara berurutan dan dicatat. Pertama, identifikasi kepentingan secara konkret: bukan pengawasan umum, tetapi mencegah pencurian dari gudang tertentu, melindungi kategori data rahasia tertentu, atau memenuhi kewajiban keselamatan tertentu. Kedua, tunjukkan kebutuhannya: pemantauan tersebut harus benar-benar mampu melayani kepentingan tersebut, dan tidak boleh ada tindakan yang kurang mengganggu. Ketiga, timbang kepentingan tersebut terhadap privasi karyawan, dengan mempertimbangkan seberapa mengganggu tindakan tersebut, berapa lama durasinya, berapa banyak orang yang terpengaruh, dan apa yang dapat mereka harapkan secara wajar.

Alasan mengapa begitu banyak program pemantauan gagal adalah karena langkah pertama dilewati. Pemberi kerja yang tidak dapat mengatakan secara tepat masalah apa yang diselesaikan oleh pemantauan tersebut tidak akan lolos langkah kedua dan ketiga, dan pengadilan yang meninjau pemecatan berdasarkan bukti tersebut akan mengatakan demikian. Uji yang sama mendasari aturan tentang privasi karyawan di setiap bagian lain dari hubungan kerja.

Kebutuhan, proporsionalitas, dan batasan teknologi

Kebutuhan dan proporsionalitas adalah pertanyaan terpisah dan keduanya harus dijawab. Kebutuhan mempertanyakan apakah tindakan tersebut sesuai dan apakah ada alternatif yang lebih ringan. Proporsionalitas mempertanyakan apakah campur tangan tersebut memiliki hubungan yang wajar dengan kepentingan yang dilayani, bahkan jika tidak ada alternatif yang lebih ringan sama sekali. Suatu tindakan dapat diperlukan tetapi tetap tidak proporsional, dan dalam hal itu tindakan tersebut melanggar hukum.

Dalam praktiknya, penilaian bergantung pada sejumlah kecil variabel. Pemantauan berkelanjutan diperlakukan jauh lebih ketat daripada pemeriksaan berkala atau berbasis sampel. Pemantauan yang ditujukan pada kecurigaan konkret terhadap individu yang teridentifikasi lebih mudah dibenarkan, untuk jangka waktu terbatas, daripada pemantauan menyeluruh terhadap seluruh tenaga kerja. Data agregat atau data anonim yang menunjukkan pola tanpa mengidentifikasi seseorang hampir selalu merupakan alternatif yang lebih ringan yang harus dicoba terlebih dahulu. Dan pemantauan yang menjangkau area di mana karyawan secara sah mengharapkan privasi, seperti area istirahat, fasilitas sanitasi, atau rumah, tidak akan lolos.

Dua batasan lebih lanjut perlu disebutkan. Pemantauan tidak boleh digunakan dengan cara yang menghasilkan diskriminasi tidak langsung, misalnya dengan menerapkan sistem dalam praktiknya hanya pada kelompok yang ditentukan berdasarkan asal, usia, atau kesehatan; yang melibatkan undang -undang anti-diskriminasi bersamaan dengan undang-undang perlindungan data. Dan pemantauan tidak boleh memproses kategori data khusus, termasuk data kesehatan, kecuali salah satu pengecualian sempit dalam AVG berlaku. Sistem kesehatan kerja yang mencatat tanggal ketidakhadiran adalah sah; manajer yang mencatat alasan ketidakhadiran tidak sah.

Transparansi: apa yang harus diberitahukan kepada staf sebelum pemantauan dimulai

Informasi harus diberikan terlebih dahulu, dan harus cukup spesifik agar bermanfaat. Pasal 13 dan 14 AVG mewajibkan pemberi kerja untuk menyatakan data apa yang dikumpulkan, untuk tujuan apa, atas dasar apa, siapa yang memiliki akses, berapa lama data tersebut disimpan, dan hak apa yang dimiliki karyawan. Dalam lingkungan kerja, informasi tersebut harus tercantum dalam protokol pemantauan tertulis atau kode etik, bukan dalam klausul yang tersembunyi di dalam kontrak, dan harus diulang ketika sistem berubah.

Protokol yang dapat diterapkan menjawab empat pertanyaan dengan jelas. Perilaku apa yang diharapkan dan apa yang dilarang, sehingga karyawan mengetahui standar yang menjadi tolok ukur kinerja mereka. Sistem apa saja yang diterapkan, secara konkret: pencatatan lalu lintas internet, posisi kamera, pelacakan kendaraan, kontrol akses. Siapa yang boleh melihat data, berdasarkan pemicu apa, dan dengan otorisasi apa, karena akses tanpa batasan oleh manajer lini merupakan salah satu kegagalan yang paling umum. Dan berapa lama setiap kategori disimpan sebelum dihapus secara otomatis.

Bersamaan dengan protokol tersebut, terdapat dua dokumen yang akan diminta pertama kali oleh Autoriteit Persoonsgegevens dalam setiap investigasi. Daftar kegiatan pemrosesan berdasarkan pasal 30 AVG harus mencantumkan operasi pemantauan. Dan jika pemantauan bersifat sistematis dan ekstensif, atau melibatkan pemrosesan skala besar, Penilaian Dampak Perlindungan Data (DPIA) harus dilakukan sebelum sistem dioperasikan. Jika DPIA menunjukkan risiko residual tinggi yang tidak dapat dimitigasi, pemberi kerja harus berkonsultasi dengan Autoriteit Persoonsgegevens terlebih dahulu berdasarkan pasal 36; otoritas tersebut kemudian memiliki waktu delapan minggu untuk menanggapi, yang dapat diperpanjang selama enam minggu, dan sistem tersebut tidak boleh diimplementasikan sementara itu. Seorang Petugas Perlindungan Data, jika ditunjuk, harus terlibat dalam penilaian sejak awal.

Transparansi juga memiliki batasan yang berlaku sebaliknya. Karyawan menjaga tingkat kerahasiaan tertentu dalam komunikasi mereka bahkan pada peralatan perusahaan. Seorang atasan dapat menetapkan aturan tentang penggunaan pribadi, dan dapat mematikan penggunaan pribadi sepenuhnya, tetapi tidak dapat begitu saja membaca pesan yang jelas-jelas bersifat pribadi. Artikel kami tentang apakah komunikasi rahasia di tempat kerja dapat diperiksa menjelaskan bagaimana batasan tersebut diterapkan dalam praktiknya.

Dewan pekerja: persetujuan berdasarkan pasal 27 WOR

Ini adalah langkah yang paling sering dilewati oleh pengusaha, dan langkah inilah yang memiliki konsekuensi paling berat. Berdasarkan pasal 27 ayat 1 Undang-Undang Ketenagakerjaan (Wet op de ondernemingsraden), pengusaha memerlukan persetujuan dewan pekerja untuk dua kategori yang keduanya relevan di sini: peraturan tentang pengolahan dan perlindungan data pribadi orang-orang yang bekerja di perusahaan, dan peraturan tentang fasilitas yang ditujukan untuk, atau sesuai untuk, pengamatan atau pengendalian kehadiran, perilaku, atau kinerja orang-orang tersebut. Rencana kamera, sistem pelacakan, perangkat lunak pemantauan, dan protokol internet dan email semuanya termasuk dalam salah satu atau kedua kategori tersebut.

Perhatikan kata-katanya: sesuai untuk. Pemberi kerja tidak harus bermaksud untuk memantau kinerja. Sistem yang dipasang untuk keamanan yang mampu menghasilkan data tentang perilaku individu tetap memicu hak persetujuan. Tes ini bersifat objektif, dan itulah sebabnya sistem kontrol akses, alat tiket, dan dasbor produktivitas secara teratur ternyata memerlukan persetujuan yang tidak pernah diminta.

Jika pemberi kerja tetap mengambil keputusan tersebut, dewan pekerja dapat mengajukan pembatalan keputusan tersebut secara tertulis, dalam waktu satu bulan setelah diberitahu tentang keputusan tersebut atau setelah mengetahui bahwa keputusan tersebut telah diterapkan. Keputusan tersebut kemudian menjadi batal dan pemberi kerja harus membatalkannya. Jika persetujuan ditolak tetapi pemberi kerja menganggap penolakan tersebut tidak beralasan, langkah yang diambil bukanlah melanjutkan proses tanpa mempertimbangkan persetujuan tersebut, tetapi meminta pengadilan subdistrik untuk memberikan persetujuan pengganti, yang hanya diberikan jika penolakan tersebut tidak beralasan atau keputusan tersebut dibenarkan oleh alasan bisnis yang mendesak. Melibatkan dewan pekerja sejak dini, sebelum sistem tersebut diterapkan, biasanya lebih cepat daripada melakukan litigasi setelahnya.

Kamera, pelacakan kendaraan, perangkat lunak, dan media sosial.

Pengawasan kamera diperbolehkan untuk tujuan konkret seperti melindungi properti, mencegah pencurian, atau memastikan keamanan, dengan syarat keberadaan kamera ditandai dengan jelas di pintu masuk dan di area yang dipantau. Kamera tidak boleh ditempatkan di tempat karyawan berhak mengharapkan privasi, yang mengecualikan fasilitas sanitasi, ruang ganti, dan area istirahat. Otoritas Perlindungan Data Pribadi (Autoriteit Persoonsgegevens) berpendapat bahwa rekaman tidak boleh disimpan lebih dari empat minggu kecuali jika insiden tertentu terekam dan perlu disimpan karena alasan tersebut. Akses ke rekaman harus dibatasi untuk orang-orang yang disebutkan namanya dan dicatat. Aturan terperinci, termasuk untuk toko dan tempat yang berhadapan langsung dengan publik, diuraikan dalam artikel kami tentang CCTV di tempat kerja dan di ritel.

Kamera tersembunyi merupakan kategori tersendiri. Kamera ini hanya diperbolehkan dalam keadaan luar biasa: adanya kecurigaan konkret terhadap pelanggaran serius, tidak ada alternatif realistis, jangka waktu dan cakupan yang terbatas, serta pengumuman umum sebelumnya bahwa perusahaan dapat menggunakan kamera tersembunyi jika timbul kecurigaan tersebut. Meskipun demikian, batasan hukum pidana tetap berlaku: merekam orang secara diam-diam dengan perangkat tersembunyi di ruang pribadi atau tertutup merupakan pelanggaran, begitu pula merekam percakapan yang bukan merupakan bagian dari percakapan tersebut. Jika perusahaan ingin menggunakan cara ini, penilaian harus dilakukan terlebih dahulu dan secara tertulis, bukan direkonstruksi setelahnya. Batasan yang lebih luas terhadap intrusi teknis dijelaskan dalam artikel kami tentang sistem pemantauan dan hukum pidana.

Pelacakan kendaraan sah jika digunakan untuk perencanaan rute, keamanan kendaraan, atau kewajiban pendaftaran berdasarkan undang-undang, dan jika karyawan mengetahui bahwa alat tersebut terpasang. Pelacakan di luar jam kerja memerlukan justifikasi tersendiri; jika kendaraan tersebut mungkin digunakan secara pribadi, sistem harus memungkinkan perjalanan pribadi untuk dikecualikan, biasanya dengan sakelar yang menonaktifkan pencatatan lokasi. Menggunakan data pelacakan untuk menilai kinerja mengemudi individu adalah tujuan terpisah dan memerlukan dasar serta justifikasi tersendiri.

Pemantauan lalu lintas email dan internet paling baik diorganisir pada tingkat data lalu lintas daripada konten: kategori situs mana, berapa banyak lalu lintas, dan berapa volume data keluar. Membaca konten harus dilakukan hanya untuk insiden konkret, di bawah otorisasi yang terdokumentasi, dan dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk memisahkan pesan yang jelas-jelas bersifat pribadi. Pencatatan penekanan tombol, tangkapan layar berkala, dan perangkat lunak webcam yang selalu aktif tidak memenuhi syarat dalam keadaan biasa, dan pemberi kerja yang mengandalkan hal tersebut biasanya tidak dapat menjelaskan tindakan yang lebih ringan apa yang dicoba terlebih dahulu. Pemeriksaan sistematis akun media sosial pribadi karyawan sama sekali tidak diizinkan; melihat unggahan publik karena masalah reputasi konkret telah muncul adalah masalah yang berbeda dan jauh lebih sempit. Batasan-batasan ini berada dalam kerangka kerja yang lebih luas dari kewajiban perlindungan data yang berlaku untuk setiap penggunaan analitik dan alat otomatis.

Memantau orang-orang yang bekerja dari rumah

Bekerja dari rumah tidak menciptakan rezim hukum yang terpisah, tetapi mengubah hasil uji keseimbangan, karena tempat kerja sekarang adalah rumah. Pengawasan terus-menerus oleh kamera atau webcam terhadap pekerja rumahan tidak proporsional dalam keadaan biasa dan pengadilan Belanda telah menyatakan demikian. Perangkat lunak yang memotret meja secara berkala, atau yang mengharuskan kamera tetap menyala, mengganggu privasi rumah tangga karyawan dan semua orang lain yang tinggal di sana, dan gangguan tersebut tidak dapat dibenarkan oleh keinginan umum untuk mengetahui apakah seseorang sedang berada di mejanya.

Pendekatan yang dapat diterapkan adalah mengukur output dan ketersediaan yang disepakati, bukan aktivitas. Jika perangkat disediakan oleh perusahaan, kebijakan tersebut harus menyatakan dengan jelas apakah penggunaan pribadi diperbolehkan, apa yang dicatat, dan apa yang tidak. Pemantauan harus dibatasi pada jam kerja yang disepakati; sistem pencatatan yang berjalan siang dan malam pada perangkat yang juga digunakan karyawan secara pribadi tidak akan lolos pengawasan. Serangkaian kewajiban yang lebih luas yang berlaku ketika staf bekerja dari rumah, termasuk kewajiban untuk menyediakan tempat kerja yang aman, diuraikan dalam artikel kami tentang kerja jarak jauh . Panduan praktis tentang penyusunan peraturan yang menyertainya dibahas dalam tinjauan kami tentang kebijakan pemantauan dan peraturan staf.

Penegakan hukum, bukti, dan apa yang dapat dilakukan karyawan.

Karyawan memiliki hak yang diberikan AVG kepada setiap subjek data, dan dalam sengketa ketenagakerjaan mereka menggunakannya. Permintaan akses subjek mewajibkan pemberi kerja untuk memberikan salinan data pribadi yang dimilikinya, termasuk pencatatan, gambar kamera di mana karyawan dapat diidentifikasi, dan laporan pemantauan, pada prinsipnya dalam waktu satu bulan. Karyawan dapat meminta agar data yang tidak akurat dikoreksi, dapat keberatan terhadap pemrosesan berdasarkan kepentingan yang sah, dan dapat mengajukan pengaduan kepada Autoriteit Persoonsgegevens, yang dapat menyelidiki, memerintahkan penghentian pemrosesan, dan mengenakan denda berdasarkan AVG. Pasal 82 Peraturan tersebut juga memberikan hak untuk mendapatkan kompensasi atas kerugian, termasuk kerugian non-materiil, yang disebabkan oleh pemrosesan yang melanggar hukum. Katalog yang lebih luas diuraikan dalam artikel kami tentang hak-hak pekerja dan dalam panduan kami tentang hak-hak karyawan untuk staf internasional.

Namun, konsekuensi paling tajam cenderung muncul di dalam kasus ketenagakerjaan, bukan di hadapan regulator. Jika seorang pemberi kerja mendasarkan pemecatan secara ringkas atau permintaan pemutusan hubungan kerja pada materi yang dikumpulkan melalui pemantauan, legalitas pemantauan tersebut menjadi masalah dalam proses hukum. Prosedur perdata Belanda tidak secara otomatis mengecualikan bukti yang diperoleh secara tidak sah, dan pengadilan sering menerimanya, tetapi mereka dapat dan memang memberikan konsekuensi: pengurangan atau penolakan penggantian biaya, penghargaan tambahan kepada karyawan, atau putusan bahwa pemberi kerja bertindak dengan cara yang sangat bersalah. Oleh karena itu, pemberi kerja yang melakukan pemantauan tanpa dasar berisiko kalah dalam kasus yang seharusnya dapat dimenangkannya, seperti yang terjadi dalam kasus yang kita bahas dalam catatan kita tentang pemecatan secara ringkas yang didasarkan pada data pemantauan yang melanggar GDPR.

Pihak pemberi kerja juga harus mengharapkan dewan pekerja, dan jika relevan serikat pekerja, untuk mengangkat masalah pemantauan pada saat pengenalan kebijakan, bukan setelahnya. Itulah saat di mana desain masih dapat disesuaikan dengan biaya rendah. Tinjauan kami tentang pemantauan karyawan dan persyaratan hukum umum bagi pemberi kerja menjelaskan bagaimana konsultasi tersebut sesuai dengan kerangka kerja ketenagakerjaan yang lebih luas.

Apa yang perlu disiapkan sebelum Anda melakukan pemantauan?

Kerjakan sesuai urutan yang telah ditentukan. Definisikan masalah dalam satu kalimat dan secara konkret. Tentukan apakah tindakan yang lebih ringan dapat menyelesaikannya, dan catat mengapa tidak. Pilih sistem yang paling tidak mengganggu yang dapat menyelesaikan masalah, dan konfigurasikan untuk mengumpulkan data seminimal mungkin, menyimpan data dalam jangka waktu sesingkat mungkin, dan membatasi akses hanya untuk peran tertentu. Lakukan DPIA (Penilaian Dampak Perlindungan Data) jika skala atau karakter sistematisnya memerlukan hal tersebut, libatkan Petugas Perlindungan Data, dan konsultasikan dengan Otoritas Perlindungan Data Pribadi (Autoriteit Persoonsgegevens) jika masih terdapat risiko residual yang tinggi.

Kemudian, siapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebelum, bukan setelah, penerapan: protokol pemantauan yang dapat dibaca oleh staf, catatan dalam register aktivitas pemrosesan, perjanjian pemrosesan dengan pemasok sistem, dan permintaan persetujuan tertulis kepada dewan pekerja yang mencakup peraturan perlindungan data dan fasilitas pemantauan itu sendiri. Umumkan sistem tersebut, beri orang waktu untuk mengajukan pertanyaan, dan evaluasi setelah periode pertama berdasarkan tujuan yang telah Anda tetapkan di awal. Pemantauan yang tidak lagi memenuhi tujuan awalnya harus dimatikan, dan keputusan tersebut juga harus dicatat dalam berkas.

Law and More Kami memberikan nasihat kepada pengusaha mengenai desain dan penerapan sistem pemantauan, persetujuan dewan pekerja dan prosedur persetujuan pengganti, serta penggunaan materi pemantauan dalam kasus pemutusan hubungan kerja. Kami juga bertindak untuk karyawan dan dewan pekerja yang menghadapi pemantauan yang diterapkan tanpa dasar yang tepat. Jika Anda mempertimbangkan sistem pemantauan, atau Anda telah diberitahu bahwa perilaku Anda di tempat kerja telah direkam, hubungi kami sebelum langkah selanjutnya diambil. praktik pemantauan Tim kami bekerja sama dengan pengacara privasi kami dalam menangani berkas-berkas ini.

Pertanyaan yang sering diajukan

Mencari sesuatu yang lain? Indeks panduan hukum ketenagakerjaan Belanda kami mencantumkan semua yang telah kami tulis tentang subjek ini, diurutkan berdasarkan topik.