Investigasi KYC berdasarkan Wwft: langkah-langkah, kewajiban, dan penegakan hukum.

Investigasi KYC adalah investigasi klien yang wajib dilakukan oleh bank, lembaga pembayaran, penyedia layanan aset kripto, notaris, akuntan, dan firma hukum di Belanda berdasarkan Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft, Undang-Undang Pencegahan Pencucian Uang dan Pendanaan Terorisme). Investigasi ini memiliki tiga komponen tetap: menetapkan dan memverifikasi identitas klien, memahami kepemilikan, tujuan hubungan dan risiko yang ditimbulkannya, serta memantau hubungan selama masih berlangsung. Kedalaman setiap komponen bergantung pada risiko, sehingga tidak ada satu templat pun yang cocok untuk setiap klien. Berkas yang tidak memenuhi persyaratan bukanlah masalah administrasi semata: hal itu akan membuat lembaga tersebut rentan terhadap pengawasan dan, dalam kasus serius, dapat dikenakan tanggung jawab pidana.

Apa yang dimaksud dengan investigasi KYC menurut hukum Belanda?

Hukum Belanda tidak menggunakan singkatan bahasa Inggris. Wwft menyebutnya sebagai clientenonderzoek, uji tuntas klien, dan menetapkan dalam satu ketentuan apa yang harus dicapai oleh investigasi tersebut. Lembaga tersebut harus mengidentifikasi klien dan memverifikasi identitas tersebut, mengidentifikasi pemilik manfaat akhir dan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memverifikasi siapa orang tersebut, menetapkan tujuan dan sifat hubungan bisnis yang dimaksud, memeriksa apakah orang yang bertindak atas nama klien berwenang untuk melakukannya, dan memantau hubungan dan transaksi di dalamnya secara berkelanjutan. Kelima elemen tersebut merupakan tulang punggung setiap investigasi KYC, apa pun perangkat lunak yang digunakan lembaga tersebut untuk menjalankannya.

Prinsip pengorganisasian kedua adalah proporsionalitas. Wwft menetapkan pendekatan berbasis risiko: lembaga tersebut memutuskan sejauh mana mereka akan bertindak, tetapi mereka harus mampu menjelaskan keputusan tersebut. Seorang konsumen Belanda yang berpenghasilan tetap membuka rekening tabungan bukanlah risiko yang sama dengan struktur holding lepas pantai dengan direktur nominee, dan berkas tersebut harus menunjukkan perbedaan itu. Pengawas jarang mendenda lembaga karena mengajukan terlalu sedikit pertanyaan secara abstrak; mereka mendenda lembaga karena tidak memiliki alasan yang dapat dipertahankan atas kedalaman pertanyaan yang mereka pilih.

Bagaimana KYC berkaitan dengan pencegahan pencucian uang secara keseluruhan

KYC adalah lapisan tingkat klien dari kerangka kerja anti pencucian uang yang lebih luas . Kerangka kerja ini juga mencakup pemantauan transaksi, pelatihan staf, tata kelola, pencatatan, dan kewajiban pelaporan. Penting untuk membedakan kedua badan hukum tersebut. Wwft (Undang-Undang Perlindungan Konsumen Belanda) memberlakukan kewajiban pencegahan pada penjaga gerbang dan penegakannya terutama dilakukan oleh pengawas administratif. Pencucian uang itu sendiri merupakan tindak pidana dan didefinisikan dalam pasal 420bis hingga 420quater dari Wetboek van Strafrecht (Kitab Undang-Undang Pidana Belanda), bukan dalam Wwft. Oleh karena itu, suatu lembaga dapat melanggar Wwft tanpa ada yang mencuci uang sepeser pun, dan klien dapat melakukan pencucian uang meskipun berkas lembaga tersebut tidak memiliki kesalahan.

Konsekuensi praktisnya adalah investigasi KYC melayani dua tujuan. Pertama, investigasi harus meyakinkan pengawas bahwa lembaga tersebut telah melakukan apa yang diminta oleh Wwft, dan kedua, investigasi harus memberikan informasi yang cukup kepada lembaga tersebut untuk mengetahui kapan sesuatu benar-benar salah. Berkas yang dibuat hanya untuk tujuan pertama cenderung gagal memenuhi tujuan kedua.

Bisnis mana saja yang wajib melakukan investigasi KYC?

Wwft berlaku untuk daftar lembaga yang telah ditentukan, bukan untuk bisnis secara umum. Daftar ini mencakup bank, penyedia layanan pembayaran dan lembaga uang elektronik, perusahaan asuransi jiwa, perusahaan investasi dan manajer dana, penyedia layanan aset kripto, kantor perwalian, notaris dan notaris hukum perdata, pengacara, akuntan, penasihat pajak dan kantor administrasi, agen properti dan penilai properti, pedagang barang yang menerima pembayaran tunai di atas ambang batas yang ditetapkan dalam Undang-Undang, pedagang seni, dan pegadaian. Penyedia permainan judi juga tercakup. Jika organisasi Anda tercantum dalam daftar tersebut, investigasi klien tidak bersifat opsional dan tidak dapat dialihdayakan: suatu lembaga dapat mengandalkan pihak ketiga untuk sebagian pekerjaan, tetapi tetap bertanggung jawab atas hasilnya. Gambaran umum kami tentang kewajiban KYC yang berlaku untuk bisnis di Belanda menjelaskan kewajiban per kategori secara lebih rinci.

Bagi firma hukum, cakupannya lebih sempit daripada yang diasumsikan banyak klien, dan nuansanya sangat penting. Seorang pengacara Belanda hanya menjadi lembaga yang berkewajiban ketika memberikan nasihat atau bertindak dalam serangkaian layanan yang telah ditentukan, secara umum pembelian dan penjualan properti atau bisnis, pengelolaan uang atau sekuritas, pendirian atau pengelolaan perusahaan, dan pekerjaan transaksional yang sebanding. Nasihat tentang posisi hukum klien dan representasi dalam proses hukum berada di luar kewajiban pelaporan, yang merupakan cara untuk menjaga hak istimewa profesi hukum. Firma yang mengaburkan keduanya akan melaporkan apa yang seharusnya tidak mereka laporkan, atau gagal melaporkan apa yang harus mereka laporkan.

Kerangka hukum: Wwft, Undang-Undang Sanksi, dan buku aturan tunggal Uni Eropa.

Tiga rangkaian peraturan saling tumpang tindih, dan membingungkan ketiganya adalah kesalahan struktural paling umum dalam berkas kepatuhan di Belanda. Wwft mengatur investigasi klien dan pelaporan transaksi yang tidak biasa. Sanctiewet 1977 (Undang-Undang Sanksi) mengatur penyaringan terhadap daftar sanksi dan pembekuan aset. Peraturan Uni Eropa berada di atas keduanya, dan mulai tahun 2027 akan mengambil alih sebagian besar detailnya.

Apa yang dibutuhkan Wwft

Wwft adalah implementasi Belanda dari arahan anti pencucian uang Eropa. Wwft mewajibkan setiap lembaga untuk melakukan penilaian risiko terdokumentasi sendiri, menerjemahkan penilaian tersebut ke dalam kebijakan, prosedur, dan langkah-langkah tertulis, melakukan investigasi klien sebelum menjalin hubungan bisnis atau melakukan transaksi sesekali di atas ambang batas yang ditetapkan undang-undang, dan melaporkan transaksi yang tidak biasa kepada FIU-Nederland. Wwft juga mewajibkan lembaga untuk menyimpan berkas selama lima tahun setelah berakhirnya hubungan atau setelah transaksi, dan membuatnya dapat diakses oleh pengawas jika diminta. Penyimpanan yang lebih lama terkadang dibenarkan atas dasar pajak, tetapi periode Wwft sendiri adalah lima tahun, dan menyimpan data pribadi lebih lama dari yang diperlukan merupakan masalah berdasarkan GDPR, bukan standar yang aman.

Pemeriksaan sanksi adalah tugas terpisah.

Pemeriksaan klien terhadap daftar sanksi Uni Eropa bukanlah bagian dari investigasi Wwft; hal ini berasal dari Sanctiewet 1977 dan peraturan Uni Eropa yang berlaku langsung, dan berlaku untuk kelompok bisnis yang jauh lebih luas. Uji yang digunakan juga berbeda, dan perbedaan ini mahal. Suatu perusahaan terkena pembekuan aset ketika orang atau entitas yang ditunjuk memegang lima puluh persen atau lebih dari saham atau hak suara, atau dengan cara lain menjalankan kendali atasnya. Uji kepemilikan dan kendali lima puluh persen tersebut tidak ada hubungannya dengan ambang batas dua puluh lima persen yang digunakan untuk mengidentifikasi pemilik manfaat akhir berdasarkan Wwft. Lembaga yang hanya melakukan pemeriksaan pada dua puluh lima persen, atau yang menganggap pemeriksaan UBO (Ultimate Beneficial Owner) juga berfungsi sebagai pemeriksaan sanksi, secara rutin melewatkan pihak lawan yang dibekukan. Panduan terpisah kami tentang kepatuhan sanksi untuk bisnis menjelaskan bagaimana pemeriksaan tersebut harus diorganisir.

Perubahan apa saja yang berlaku mulai 10 Juli 2027?

Pada tahun 2024, Uni Eropa mengganti sistem berbasis arahan dengan paket yang akan diterapkan jauh lebih seragam. Peraturan (EU) 2024/1624, Peraturan AML, berisi aturan uji tuntas klien yang substansial dan berlaku mulai 10 Juli 2027. Arahan (EU) 2024/1640 mencakup pengawasan, register, dan unit intelijen keuangan dan harus diimplementasikan pada tanggal yang sama. Peraturan (EU) 2024/1620 menciptakan Otoritas Anti Pencucian Uang (AMLA), yang berbasis di Frankfurt dan mulai beroperasi pada tahun 2025; AMLA akan menyusun standar teknis dan pada akhirnya akan mengawasi langsung sekelompok lembaga lintas batas berisiko tinggi yang terpilih.

Karena Peraturan AML adalah sebuah peraturan, sebagian besar isi Wwft saat ini akan berlaku langsung dari Brussel, dan ruang interpretasi nasional akan menyempit. Lembaga-lembaga yang telah membangun prosedur mereka berdasarkan pedoman pengawasan Belanda saja harus mulai memetakannya terhadap peraturan tersebut sekarang, bukan pada musim semi tahun 2027. Namun, hingga tanggal tersebut, Wwft sebagaimana adanya adalah hukum yang berlaku, dan investigasi KYC dinilai berdasarkan peraturan tersebut.

Penerimaan, identifikasi, dan verifikasi pelanggan

Investigasi dimulai bahkan sebelum satu dokumen pun diminta, dengan pertanyaan klien mana yang siap diterima oleh lembaga tersebut.

Penilaian risiko yang dilakukan oleh lembaga itu sendiri

Wwft mensyaratkan penilaian risiko integritas sistematis yang mencakup produk yang ditawarkan, saluran distribusi yang digunakan, negara-negara yang terlibat, dan jenis klien yang dilayani. Penilaian tersebut adalah dokumen pertama yang diminta oleh pengawas, karena semua hal lain seharusnya mengikuti dari penilaian tersebut. Penilaian tersebut harus menghasilkan kebijakan penerimaan tertulis yang menyatakan dengan jelas hubungan mana yang ditolak mentah-mentah, mana yang diizinkan hanya dengan uji tuntas yang lebih ketat dan persetujuan dari pimpinan senior, dan mana yang mengikuti jalur standar. Akun anonim dan hubungan dengan bank cangkang dilarang oleh hukum; di luar itu, batasannya adalah keputusan komersial yang harus dapat dibenarkan oleh lembaga tersebut.

Kebijakan penerimaan yang dapat diterapkan juga melindungi sisi komersial bisnis. Jika kriteria tersebut tertulis, seorang manajer hubungan pelanggan mengetahui sebelum presentasi bahwa prospek yang membutuhkan banyak uang tunai di yurisdiksi berisiko tinggi akan memakan waktu berminggu-minggu, bukan berhari-hari, dan kepatuhan tidak dianggap sebagai departemen yang menggagalkan kesepakatan di menit-menit terakhir.

Mengidentifikasi dan memverifikasi individu

Untuk perorangan, identitas ditetapkan dari dokumen identitas yang sah dan diverifikasi terhadapnya. Proses pendaftaran jarak jauh kini menjadi norma dan diterima, asalkan metodenya dapat diandalkan: pembacaan chip paspor atau kartu identitas, alur iDIN atau DigiD yang terverifikasi, identifikasi elektronik yang memenuhi syarat berdasarkan Peraturan eIDAS, atau pembayaran pertama dari rekening atas nama klien sendiri di bank Eropa. Apa pun jalur yang dipilih, lembaga tersebut harus dapat menjelaskan mengapa jalur tersebut cukup andal untuk risiko yang terlibat.

Perlindungan data berjalan seiring. Salinan dokumen identitas berisi informasi lebih banyak daripada yang dibutuhkan institusi, dan prinsip minimalisasi data GDPR berlaku sepenuhnya. Simpan apa yang dibutuhkan Wwft, batasi akses hanya kepada mereka yang membutuhkannya, catat konsultasi, dan hapus sesuai jadwal. Tekanan pengawasan untuk menyimpan lebih banyak dan tekanan hukum privasi untuk menyimpan lebih sedikit adalah nyata, dan berkas tersebut harus menunjukkan pilihan yang disengaja di antara keduanya.

Mengidentifikasi badan hukum

Untuk perusahaan dan badan hukum lainnya, titik awalnya adalah salinan terbaru dari daftar perdagangan Kamar Dagang , yang didukung oleh anggaran dasar dan, jika relevan, daftar pemegang saham. Salinan tersebut menunjukkan direktur statutori dan batasan wewenang mereka untuk mewakili perusahaan, yang merupakan poin yang paling sering diabaikan: kontrak yang ditandatangani oleh seseorang yang hanya diberi wewenang bersama tidak mengikat siapa pun. Untuk entitas asing, diperlukan dokumen pendaftaran yang setara, dan legalisasi atau terjemahan bersertifikat mungkin diperlukan sebelum dokumen tersebut dapat diandalkan.

Uji tuntas, pemilik manfaat utama, dan uji tuntas yang ditingkatkan.

Setelah identitas dipastikan, investigasi KYC beralih ke pertanyaan yang sebenarnya mengandung risiko: siapa yang berada di balik klien, dan apakah aktivitas yang dimaksud masuk akal.

Menemukan pemilik manfaat utama.

Pemilik manfaat utama adalah orang perseorangan yang pada akhirnya memiliki atau mengendalikan entitas tersebut. Bagi sebagian besar perusahaan, kriterianya adalah kepemilikan langsung atau tidak langsung lebih dari dua puluh lima persen saham atau hak suara, atau pengendalian melalui cara lain, misalnya melalui hak kontraktual untuk menunjuk dewan direksi. Jika orang tersebut tidak dapat diidentifikasi setelah menggunakan semua cara yang wajar, direktur yang ditunjuk berdasarkan undang-undang akan didaftarkan sebagai pemilik manfaat utama semu (pseudo-UBO). Ketentuan ini dimaksudkan sebagai pengecualian; berkas yang menggunakan ketentuan ini akan segera menimbulkan pertanyaan.

Daftar UBO (Ultimate Benefit Owner) Belanda di Kamar Dagang tidak lagi dapat diakses publik. Setelah putusan Mahkamah Kehakiman Uni Eropa pada 22 November 2022, yang membatalkan akses publik umum karena dianggap sebagai campur tangan yang tidak proporsional terhadap privasi, Belanda menutup bagian publik dari daftar tersebut. Akses sekarang bertingkat: otoritas yang berwenang dan FIU-Nederland memperoleh data lengkap, sementara lembaga Wwft dapat mengakses sejumlah data terbatas untuk investigasi klien mereka sendiri, dan akses bagi pihak-pihak yang memiliki kepentingan sah sedang diatur melalui dekrit. Dua poin praktis berikut ini. Daftar tersebut merupakan pengecekan, bukan sumber: suatu lembaga tidak dapat hanya mengandalkan daftar tersebut dan harus membentuk pandangannya sendiri tentang struktur kepemilikan. Dan jika daftar dan temuan lembaga itu sendiri berbeda, lembaga tersebut harus melaporkan perbedaan tersebut kembali ke Kamar Dagang.

Orang-orang yang terpapar secara politik dan negara-negara berisiko tinggi

Uji tuntas yang ditingkatkan bersifat wajib dalam sejumlah situasi, bukan hanya disarankan. Hal ini berlaku jika klien atau pemilik manfaat adalah orang yang memiliki pengaruh politik, atau anggota keluarga dekat atau rekan dekat dari orang tersebut; status tersebut berlanjut untuk jangka waktu setelah orang tersebut meninggalkan jabatannya. Dalam kasus tersebut, Wwft (Workplace Health and Financial Trust) memerlukan persetujuan dari manajemen senior sebelum hubungan dimulai atau berlanjut, langkah-langkah untuk menetapkan sumber kekayaan dan sumber dana yang terlibat, serta pemantauan berkelanjutan yang lebih intensif. Uji tuntas yang ditingkatkan juga wajib dilakukan jika klien berkedudukan di, atau transaksi dilakukan melalui, negara yang telah ditetapkan oleh Komisi Eropa sebagai negara berisiko tinggi, dan jika hubungan tersebut sangat kompleks atau transaksi tersebut tidak memiliki tujuan ekonomi atau hukum yang jelas.

Di ujung skala yang lain, terdapat uji tuntas yang disederhanakan, tetapi bukan merupakan pengecualian. Hal ini memungkinkan verifikasi yang lebih ringan dan peninjauan yang lebih jarang untuk situasi yang terbukti berisiko rendah. Meskipun demikian, lembaga tersebut tetap harus mengidentifikasi klien, tetap memantau hubungan, dan tetap dapat menunjukkan mengapa klasifikasi risiko rendah tersebut dapat dibenarkan.

Sumber dana dan sumber kekayaan

Kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian dan seharusnya tidak demikian. Sumber dana berkaitan dengan uang yang digunakan dalam transaksi tertentu; sumber kekayaan berkaitan dengan bagaimana keseluruhan aset klien dibangun. Seorang klien dapat menjelaskan asal usul satu pembayaran dengan sempurna sementara kekayaan yang mendasarinya tetap tidak dapat dijelaskan, dan biasanya celah kedua inilah yang berubah menjadi temuan penegakan hukum. Bukti harus berupa dokumen jika risikonya mengharuskan: perjanjian jual beli, pengajuan pajak, laporan keuangan yang diaudit, dokumen warisan. Catatan yang mencatat bahwa klien mengatakan uang tersebut berasal dari penjualan properti bukanlah bukti sumber dana.

Pemantauan berkelanjutan dan kewajiban untuk melaporkan transaksi yang tidak biasa.

Klien yang disetujui hari ini dapat menjadi masalah besok, itulah sebabnya pemantauan merupakan elemen wajib dalam investigasi klien, bukan sekadar tambahan opsional. Lembaga tersebut harus terus memantau hubungan tersebut, memastikan transaksi yang dilakukan tetap konsisten dengan profil yang telah dibangun, dan memperbarui berkas ketika situasinya berubah: pemilik manfaat baru, perubahan model bisnis, pemberitaan negatif di media, atau perubahan negara tempat uang tersebut mengalir.

Ketika suatu transaksi menjadi tidak biasa

Hukum Belanda mengatur transaksi yang tidak biasa, bukan konsep internasional tentang transaksi mencurigakan, dan perbedaan ini disengaja. Indikator-indikatornya diatur dalam Uitvoeringsbesluit Wwft 2018. Beberapa bersifat objektif: situasi dan ambang batas tetap di mana laporan diperlukan secara otomatis, tanpa penilaian terhadap klien. Satu indikator bersifat subjektif dan terbuka, mencakup setiap transaksi di mana lembaga tersebut memiliki alasan untuk berasumsi bahwa transaksi tersebut mungkin terkait dengan pencucian uang atau pendanaan terorisme. Indikator subjektif inilah yang menjadi dasar pertimbangan, dan di mana berkas-berkas diuji setelahnya. Artikel kami tentang perbedaan antara pencucian uang dan transaksi yang tidak biasa menjelaskan bagaimana kedua konsep tersebut berinteraksi.

Bagaimana dan kapan harus melapor

Transaksi yang tidak biasa harus segera dilaporkan ke FIU-Nederland melalui portal goAML. Tidak ada jumlah hari yang tetap: kewajibannya adalah melaporkan sesegera mungkin, dan hitungan waktu dimulai ketika sifat yang tidak biasa tersebut diketahui oleh lembaga, yang mungkin terjadi lama setelah transaksi itu sendiri. Transaksi yang dicoba dan yang direncanakan juga tercakup, sehingga pembayaran yang ditolak oleh lembaga untuk dieksekusi masih dapat dilaporkan. FIU-Nederland kemudian memutuskan apakah transaksi tersebut dinyatakan mencurigakan dan diteruskan ke layanan investigasi dan penuntutan; keputusan tersebut bukan wewenang lembaga.

Kewajiban pelaporan memberikan dua perlindungan dan satu larangan. Laporan yang dibuat dengan itikad baik tidak akan membuat lembaga atau karyawannya bertanggung jawab secara perdata, dan data yang diberikan tidak dapat digunakan untuk melawan lembaga pelapor dalam penuntutan atas pelanggaran yang mendasarinya. Larangannya adalah membocorkan informasi: lembaga tidak boleh memberi tahu klien, atau pihak ketiga mana pun, bahwa laporan telah dibuat atau sedang dipertimbangkan. Memberitahu klien bahwa pembayaran mereka telah dilaporkan itu sendiri merupakan pelanggaran.

Ketika penyelidikan tidak dapat diselesaikan

Jika investigasi klien tidak menghasilkan hasil yang diinginkan, konsekuensinya sudah ditentukan, bukan bersifat diskresioner. Lembaga tersebut tidak boleh menjalin hubungan bisnis, tidak boleh melakukan transaksi, dan harus mengakhiri hubungan yang sudah ada. Lembaga tersebut juga harus mempertimbangkan apakah keadaan itu sendiri membenarkan pelaporan ke FIU-Nederland. Terus melayani klien yang struktur kepemilikannya tidak pernah diselesaikan, dengan alasan bahwa berkas akan diselesaikan kemudian, adalah salah satu kegagalan yang paling sering dikenai sanksi dalam praktik pengawasan di Belanda.

Pengawasan, denda, dan tanggung jawab pidana

Pengawasan Wwft di Belanda dibagi berdasarkan sektor, bukan terkonsentrasi pada satu otoritas, dan pertanyaan pertama dalam setiap berkas penegakan hukum adalah pengawas mana yang berwenang. De Nederlandsche Bank mengawasi bank, lembaga pembayaran dan uang elektronik, perusahaan asuransi, kantor perwalian, dan penyedia layanan aset kripto. Autoriteit Financiele Markten mengawasi perusahaan investasi, manajer dana, dan penyedia layanan keuangan. Bureau Financieel Toezicht mengawasi notaris, akuntan, dan penasihat pajak. Bureau Toezicht Wwft, bagian dari Administrasi Pajak, mengawasi pedagang, agen properti, dan pegadaian, Kansspelautoriteit mengawasi penyedia perjudian, dan deken setempat mengawasi pengacara. Masing-masing menerbitkan pedomannya sendiri, dan pedoman itulah yang menjadi dasar penerapan norma-norma terbuka dalam Undang-Undang tersebut dalam praktik.

Jenjang penegakan hukum dimulai dari percakapan informal untuk mentransfer norma, melalui instruksi formal dan perintah yang dikenakan pembayaran denda, hingga denda administratif. Wwft mengklasifikasikan pelanggaran ke dalam kategori denda, dan maksimum untuk kategori terberat ditetapkan oleh hukum dan oleh sektor Besluit bestuurlijke boetes financiele; untuk perusahaan keuangan, maksimum yang terkait dengan omset dapat diterapkan. Karena angka-angka tersebut diubah dari waktu ke waktu, poin yang perlu dipertimbangkan bukanlah angka utama, tetapi fakta bahwa keputusan denda dipublikasikan, termasuk nama lembaga yang bersangkutan. Bagi sebagian besar perusahaan, publikasi tersebut lebih merugikan daripada pembayaran denda itu sendiri.

Di luar penegakan administratif, pelanggaran yang disengaja terhadap tugas inti Wwft merupakan tindak pidana ekonomi dan dapat dituntut. Kejaksaan telah menyelesaikan penyelesaian pidana dengan beberapa lembaga keuangan besar Belanda atas kegagalan dalam peran penjaga gerbang mereka, dan kasus-kasus tersebut menetapkan bahwa kurangnya investasi struktural yang terus-menerus dalam uji tuntas klien diperlakukan sebagai tindakan kriminal dan bukan sebagai kekurangan kepatuhan. Individu juga berisiko: pembuat kebijakan dan manajer sehari-hari dapat dituntut secara pribadi, dan bagi perusahaan yang diatur, kegagalan Wwft secara teratur memicu penilaian kesesuaian dan integritas baru terhadap anggota dewan yang terlibat. Jika seorang pengawas atau Kejaksaan membuka berkas, lembaga tersebut harus meminta nasihat hukum sebelum wawancara pertama, bukan setelahnya.

Kesalahan yang sering terjadi dalam investigasi KYC dalam praktiknya.

Sebagian besar masalah yang kita lihat bukanlah masalah yang aneh. Masalah-masalah tersebut berulang di berbagai sektor, dan dapat diatasi.

Yang pertama adalah dokumentasi yang secara teknis ada tetapi secara substansial kosong. Berkas berisi dokumen identitas, tangkapan layar penyaringan, dan skor risiko, namun tidak ada yang menjelaskan mengapa aktivitas klien masuk akal secara komersial atau bagaimana analis mencapai kesimpulan tersebut. Atasan membaca alasannya, bukan lampirannya. Narasi tertulis singkat, yang ditandatangani oleh orang lain, lebih berharga daripada salinan bersertifikat lainnya.

Yang kedua adalah gesekan dengan sisi komersial, dan refleks pengurangan risiko yang dihasilkannya. Menolak atau mengakhiri hubungan karena suatu berkas sulit diproses, bukan karena risikonya tidak dapat diterima, bukanlah pilihan yang netral. Pengadilan Belanda telah berulang kali menyatakan bahwa kebebasan bank untuk menolak atau mengakhiri hubungan dibatasi oleh kewajiban kehati-hatiannya dan oleh standar kewajaran dan keadilan, terutama jika klien pada dasarnya akan sepenuhnya terputus dari arus pembayaran. Pengakhiran yang dapat dibenarkan didasarkan pada penilaian risiko yang terdokumentasi, kesempatan nyata bagi klien untuk memberikan informasi yang kurang, dan jangka waktu pemberitahuan yang wajar.

Yang ketiga adalah kompleksitas lintas batas. Lembaga pembayaran Belanda yang melayani klien Spanyol yang dipegang melalui perusahaan induk Luksemburg dan perwalian di negara ketiga menghadapi serangkaian aturan yang tumpang tindih yang jarang selaras dengan rapi. Jawaban yang dapat diterapkan adalah menerapkan standar yang paling ketat yang berlaku dan mencatat alasannya, daripada memperdebatkan konflik hukum di setiap berkas. Jika struktur itu sendiri sulit dijelaskan, itu adalah informasi tentang klien, bukan sekadar hambatan administratif.

Yang keempat adalah memperlakukan daftar penyaringan dan klasifikasi negara sebagai sesuatu yang statis. Penetapan sanksi dapat berubah dalam waktu singkat, dan daftar negara berisiko tinggi Komisi Eropa diubah melalui peraturan yang didelegasikan. Penyaringan yang hanya dilakukan pada saat pendaftaran akan melewatkan klien yang ditetapkan sanksi tiga bulan kemudian. Melakukan penyaringan ulang portofolio terhadap daftar yang diperbarui, dan mencatat kapan hal itu terjadi, menutup celah yang secara khusus dicari oleh pengawas.

Yang kelima adalah asumsi bahwa teknologi menyelesaikan masalah. Verifikasi identitas otomatis, penyaringan nama, dan pemantauan transaksi memang mengurangi kesalahan dan biaya, serta menghasilkan jejak audit yang diinginkan oleh pengawas. Namun, hal itu juga menghasilkan false positive dalam jumlah besar, dan peringatan yang ditutup tanpa alasan lebih buruk daripada tidak ada peringatan sama sekali. Model pemantauan berkelanjutan, di mana perubahan registri dan pembaruan daftar memberikan skor risiko dinamis alih-alih pembaruan setiap lima tahun, menjadi standar bagi lembaga yang lebih besar, dan dompet identitas digital Eropa seiring waktu akan membuat verifikasi menjadi lebih murah. Namun, tidak satu pun dari hal tersebut menghilangkan kewajiban untuk memikirkan klien yang ada di hadapan Anda.

Menyiapkan kerangka kerja KYC Anda

Investigasi KYC yang efektif bergantung pada empat hal: penilaian risiko yang benar-benar diyakini oleh institusi, kebijakan penerimaan yang mengikutinya, berkas yang mencatat alasan di baliknya dan bukan hanya dokumen, serta pemantauan yang berlanjut setelah proses onboarding. Segala hal lainnya, termasuk perangkat lunak, adalah implementasi. Dengan berlakunya buku aturan tunggal Eropa mulai 10 Juli 2027, langkah yang masuk akal adalah menetapkan alasan di baliknya sekarang dan menyesuaikan detailnya seiring munculnya standar teknis.

Law & More Kami memberikan nasihat kepada lembaga keuangan, penyedia layanan aset kripto, kantor perwalian, firma jasa profesional, dan para direkturnya mengenai kepatuhan terhadap WWWT dan sanksi. Kami menyusun dan meninjau penilaian risiko dan kebijakan penerimaan klien, melakukan perbaikan berkas, memberikan nasihat tentang pertanyaan UBO (Ultimate Benefit Owner) dan sanksi individual, serta mewakili lembaga dan anggota dewan dalam investigasi pengawasan, proses penegakan hukum, dan investigasi kriminal. Jika Anda menghadapi pertanyaan spesifik atau permintaan informasi dari pengawas, silakan hubungi pengacara kami.