Tidak ada periode penyimpanan tunggal untuk data personalia. Berdasarkan GDPR, Anda hanya boleh menyimpan data selama Anda membutuhkannya untuk tujuan pengumpulan data tersebut; hukum pajak Belanda kemudian menetapkan periode minimum tetap untuk catatan penggajian, pernyataan pajak upah, dan salinan dokumen identitas karyawan.
Dalam praktiknya, hal ini memberi pengusaha Belanda tiga patokan: dua tahun setelah masa kerja berakhir untuk sebagian besar berkas kepegawaian, lima tahun untuk slip gaji dan salinan KTP, dan tujuh tahun untuk administrasi penggajian. Artikel kami tentang apa yang boleh disimpan dalam berkas kepegawaian membahas isinya; artikel ini membahas berapa lama.
Apa aturan dasar berdasarkan GDPR?
Simpan data pribadi tidak lebih lama dari yang diperlukan. Pasal 5(1)(e) GDPR (pembatasan penyimpanan) mengharuskan Anda untuk memutuskan, per kategori data, berapa lama Anda benar-benar membutuhkannya dan untuk dapat menjelaskan pilihan tersebut.
GDPR sendiri tidak memuat tabel periode. Periode-periode di bawah ini berasal dari hukum pajak Belanda dan dari panduan Otoritas Perlindungan Data Belanda (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Data mana yang Anda simpan selama dua tahun?
Sebagian besar berkas kepegawaian. Pedoman AP (Accounts Protection) adalah bahwa data tanpa periode penyimpanan wajib umumnya disimpan selama dua tahun setelah karyawan tersebut berhenti bekerja.
Ini mencakup, misalnya, kontrak kerja dan amandemennya, penilaian dan laporan kinerja, korespondensi tentang pengangkatan, promosi, penurunan pangkat dan pemberhentian, catatan pelatihan, peringatan, referensi dan catatan ketidakhadiran.
Jika ada atau pernah terjadi perselisihan ketenagakerjaan dengan karyawan, atau kasus pengadilan sedang berlangsung, Anda dapat menyimpan data yang relevan untuk jangka waktu lebih lama, hingga masalah tersebut terselesaikan. Hal itu membenarkan penyimpanan materi yang relevan, bukan seluruh berkas tanpa batas waktu.
Data mana yang Anda simpan selama lima atau tujuh tahun?
Catatan fiskal. Di sini Anda tidak memiliki kebebasan: kewajiban pajak menetapkan periode dan mengesampingkan prinsip umum untuk menyimpan data sesingkat mungkin.
- Surat keterangan pajak penghasilan (loonbelastingverklaring) dan salinan dokumen identitas yang Anda verifikasi saat karyawan mulai bekerja: lima tahun setelah berakhirnya masa kerja.
- Administrasi penggajian (loonadministratie): tujuh tahun, periode penyimpanan fiskal umum untuk catatan dasar yang ditetapkan oleh Administrasi Pajak dan Bea Cukai Belanda (Belastingdienst).
Hanya catatan yang tercakup dalam kewajiban pajak yang termasuk dalam periode yang lebih panjang ini. Sisa berkas masih mengikuti aturan dua tahun.
Berapa lama Anda boleh menyimpan data pelamar?
Biasanya hingga empat minggu setelah berakhirnya prosedur lamaran. Dengan persetujuan kandidat, Anda dapat menyimpan data tersebut hingga satu tahun, misalnya untuk keperluan pembuatan kumpulan talenta.
Persetujuan harus merupakan pilihan nyata, diminta secara terpisah dan dicatat. Satu baris dalam pernyataan privasi Anda tidaklah cukup.
Bagaimana dengan penyakit dan data medis?
Data kesehatan merupakan tanggung jawab dokter perusahaan (bedrijfsarts) atau layanan kesehatan kerja, bukan Anda sebagai pemberi kerja. Data tersebut tunduk pada kerahasiaan medis dan aturan penyimpanan tersendiri.
Sebagai pemberi kerja, Anda hanya menyimpan tanggal ketidakhadiran dan informasi yang Anda perlukan untuk reintegrasi dan pembayaran upah selama sakit. Data tersebut mengikuti periode normal untuk berkas kepegawaian.
Bagaimana cara menerapkan praktik retensi yang efektif?
Tiga hal mengubah aturan menjadi kepatuhan.
- Jadwal penyimpanan yang menetapkan periode per kategori, tercatat dalam catatan aktivitas pemrosesan Anda (Pasal 30 GDPR).
- Ada momen tetap setiap tahun di mana Anda benar-benar menerapkan jadwal tersebut. Kebijakan retensi biasanya gagal karena kelalaian, bukan karena ketidaksepakatan.
- Penghapusan sebenarnya. Menghapus file dari sistem SDM sementara salinannya masih ada di kotak surat, drive bersama, dan cadangan bukanlah penghapusan, dan permintaan akses dari karyawan akan dengan cepat mengungkapkannya.
Singkatnya
- GDPR tidak menetapkan jangka waktu tetap: simpan data hanya selama diperlukan untuk tujuan penggunaannya.
- Sebagian besar berkas kepegawaian: dua tahun setelah masa kerja berakhir, lebih lama hanya untuk data yang relevan dengan sengketa.
- Surat keterangan pajak gaji dan salinan KTP: lima tahun setelah masa kerja berakhir; administrasi penggajian: tujuh tahun.
- Pelamar: hingga empat minggu setelah prosedur, atau hingga satu tahun dengan persetujuan yang tercatat.
- Data kesehatan disimpan oleh dokter perusahaan; Anda hanya menyimpan tanggal ketidakhadiran dan informasi yang Anda perlukan untuk reintegrasi dan pembayaran gaji.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah seorang karyawan dapat menuntut agar data dihapus?
Terkadang. Hak penghapusan dalam Pasal 17 GDPR berlaku apabila data tersebut tidak lagi diperlukan atau diproses secara ilegal. Hal ini tidak mengesampingkan kewajiban penyimpanan berdasarkan undang-undang, seperti kewajiban fiskal.
Bolehkah kami menyimpan berkas lebih lama untuk berjaga-jaga jika ada klaim di masa mendatang?
Hanya jika klaim tersebut secara realistis dapat diprediksi, dan itupun hanya materi yang relevan dengannya. Kemungkinan umum terjadinya perselisihan di masa depan tidak membenarkan untuk menyimpan semuanya.
Bagaimana dengan surat referensi dan dokumen keluar?
Perjanjian tersebut termasuk dalam kategori umum dua tahun. Mempertahankan perjanjian penyelesaian (vaststellingsovereenkomst) untuk periode fiskal dapat dibenarkan jika memiliki konsekuensi penggajian, seperti pembayaran pesangon.
Tidak yakin dengan situasi Anda? Ceritakan kepada kami tentang keadaan Anda. Kami akan memberi tahu Anda pilihan yang tersedia dalam satu hari kerja.
Seterpercayaapakah Olymp Trade? Kesimpulan Law & More Yang dapat membantu Anda dalam hal ini dijelaskan di halaman kami. pengacara ketenagakerjaan .
