Pemecatan selama masa percobaan: apa yang harus Anda periksa sebagai pemberi kerja?

Dismissing an employee during the probation period in the Netherlands requires no permission from the UWV, no court order and no notice period, but it stands or falls with two things: a probation clause that satisfies article 7:652 of the Dutch Civil Code (BW), and a reason that has nothing to do with a protected characteristic. If the clause is void, the termination is unlawful and the employee can claim annulment or compensation. This article looks at the position from the side of the employer; the employee side is set out in our article on being diberhentikan selama masa percobaan Anda.

Kapan klausul masa percobaan berlaku?

Everything else depends on this. A proeftijd (probation period) exists only if it has been validly agreed, and Dutch law leaves no room to repair a defective clause afterwards. Article 7:652 BW imposes four requirements, and failing any of them makes the clause void in its entirety rather than reducing it to the lawful maximum.

Klausul tersebut harus disepakati secara tertulis, baik dalam kontrak kerja maupun dalam perjanjian kerja kolektif yang berlaku, dan harus sudah ada pada saat pekerjaan dimulai. Klausul tersebut harus memiliki durasi yang sama untuk pemberi kerja dan karyawan. Klausul tersebut harus mematuhi batas maksimum yang ditetapkan undang-undang untuk jenis kontrak tersebut. Dan klausul tersebut tidak boleh muncul dalam kontrak lanjutan dengan pemberi kerja yang sama, atau dengan pemberi kerja pengganti, kecuali jika posisi baru tersebut menuntut keterampilan atau tanggung jawab yang jelas berbeda dari posisi sebelumnya.

How long may the probation period be?

Perjanjian kolektif dapat memperpanjang batas maksimum satu bulan menjadi dua bulan, tetapi hanya jika perjanjian kolektif tersebut secara eksplisit menyatakan demikian dan benar-benar berlaku untuk organisasi Anda. Tidak ada ketentuan lain yang dapat memperpanjangnya. Klausul yang satu hari lebih lama, atau yang memberikan jangka waktu lebih lama kepada pemberi kerja daripada karyawan, adalah batal, dan dengan demikian seluruh rezim khusus pun hilang: pemutusan hubungan kerja kemudian harus memenuhi aturan biasa, yang tidak akan terpenuhi.

Aturan kontrak berurutan menjebak lebih banyak organisasi daripada aturan lainnya. Klausul masa percobaan baru dalam kontrak kedua untuk pekerjaan yang sama adalah batal. Begitu pula klausul dalam kontrak pertama perusahaan yang mengambil alih suatu usaha, terkait dengan staf yang ikut dipindahkan, dan klausul yang disepakati ketika pekerja agensi pindah ke daftar gaji perusahaan Anda sendiri untuk melakukan pekerjaan yang sama. Pengecualian untuk posisi yang jelas berbeda ditafsirkan secara ketat; promosi dalam bidang yang sama jarang memenuhi syarat.

When and how may you terminate during probation?

Dengan klausul yang sah, pemutusan hubungan kerja itu sendiri menjadi sederhana. Pemutusan hubungan kerja berlaku segera, dapat dilakukan pada hari apa pun dalam masa percobaan termasuk hari pertama dan terakhir, tidak memerlukan masa pemberitahuan, dan tidak memerlukan izin UWV maupun perintah dari pengadilan subdistrik. Pemutusan hubungan kerja juga dapat dilakukan sebelum karyawan benar-benar mulai bekerja, asalkan kontrak telah disepakati dan masa percobaan telah dimulai.

Larangan hukum terkait pemutusan hubungan kerja tidak menjadi penghalang. Di luar masa percobaan, majikan tidak boleh melakukan pemutusan hubungan kerja selama dua tahun pertama sakit, selama kehamilan dan cuti melahirkan, atau karena karyawan tersebut duduk di dewan pekerja. Kitab Undang-Undang Perdata secara tegas mengecualikan pemutusan hubungan kerja selama masa percobaan, sehingga pemutusan hubungan kerja selama cuti sakit adalah sah. Pengecualian tersebut tidak menyebutkan alasan pemutusan hubungan kerja, dan alasan itulah yang menjadi masalah.

Waktu adalah hal yang mutlak. Masa percobaan berakhir pada tanggal yang ditetapkan dalam kontrak dan tidak dapat diperpanjang, baik karena sakit, cuti, maupun kesepakatan dengan karyawan. Pemutusan hubungan kerja yang dikomunikasikan satu hari terlambat merupakan pemutusan hubungan kerja di luar masa percobaan, yang berarti tidak sah dan kontrak tetap berlaku. Jika keputusan telah diambil, laksanakan pada hari yang sama.

Pemutusan hubungan kerja secara lisan sah secara hukum, tetapi itu bukan ide yang baik. Pihak pemberi kerja menanggung beban pembuktian bahwa pemutusan hubungan kerja telah dikomunikasikan dalam masa percobaan, dan pemberitahuan lisan yang kemudian disangkal oleh karyawan sangat sulit dibuktikan. Konfirmasikan secara tertulis pada hari yang sama, sebutkan tanggal berakhirnya hubungan kerja, dan gunakan metode yang menghasilkan bukti penerimaan.

Should you use summary dismissal instead?

Jika pelanggaran terungkap selama masa percobaan, pemberi kerja terkadang memberikan pemutusan hubungan kerja secara langsung (ontslag op staande voet). Jarang ada alasan untuk melakukan hal tersebut. Pemutusan hubungan kerja secara langsung memerlukan alasan yang mendesak, pemberitahuan segera, dan pernyataan alasan yang segera, dan jika pengadilan menemukan bahwa salah satu dari hal tersebut tidak terpenuhi, pemberi kerja menghadapi klaim pemutusan hubungan kerja yang tidak sah. Pemutusan hubungan kerja selama masa percobaan mencapai hasil yang sama tanpa persyaratan tersebut. Gunakan cara yang lebih sederhana.

Which reasons may you rely on?

Masa percobaan ada agar pemberi kerja dapat menilai apakah karyawan tersebut cocok untuk pekerjaan tersebut: kinerja, keterampilan, keandalan, dan cara orang tersebut bekerja dalam tim. Pemutusan hubungan kerja yang didasarkan pada penilaian tersebut adalah tujuan dari peraturan ini, dan tidak harus berupa kesalahan serius. Keraguan yang wajar tentang kesesuaian sudah cukup.

Masa percobaan tidak menangguhkan hukum perlakuan setara. Pemecatan yang dimotivasi oleh jenis kelamin, termasuk kehamilan, persalinan, dan persalinan; ras atau asal etnis; kewarganegaraan; agama atau kepercayaan; keyakinan politik; orientasi seksual; status perkawinan; disabilitas atau penyakit kronis; usia; atau jumlah jam kerja atau sifat kontrak jangka tetap, adalah melanggar hukum apa pun yang tertulis dalam kontrak. Perbedaan yang penting dalam praktiknya adalah antara memecat karyawan yang kebetulan sakit dan memecat karyawan karena sakit atau disabilitas. Yang pertama diperbolehkan; yang kedua adalah diskriminasi.

Viktimisasi adalah jebakan tersendiri. Pemutusan hubungan kerja yang terjadi setelah adanya pengaduan tentang diskriminasi atau pelecehan, laporan tentang kondisi kerja yang tidak aman, laporan pengungkapan pelanggaran, atau karyawan yang menuntut hak berdasarkan undang-undang, adalah melanggar hukum hanya berdasarkan alasan itu saja, terlepas dari apakah pengaduan awal tersebut beralasan atau tidak.

Beyond these prohibitions sits the standard of good employer conduct in Article 7:611 BW. An employer that gave no feedback at all and then terminated on the last day for underperformance, that dismissed for facts it already knew when it made the offer, or that used the probation period to absorb a fall in workload rather than to assess the person, is vulnerable even where no protected ground is involved. The remedy in such cases is usually compensation rather than annulment, but it is a real cost.

Must you give the reason in writing?

Article 7:676 BW obliges the party that terminates to state the reasons in writing at the request of the other party. In practice that means the employer. The obligation is unqualified: there is no discretion to refuse, and a refusal, or an answer that is vague or that shifts over time, is treated by the courts as an indication that the real reason is one that could not be stated.

Siapkan jawaban sebelum Anda melakukan pemutusan hubungan kerja, bukan setelahnya. Pernyataan singkat, faktual, dan akurat mengenai alasan pemutusan hubungan kerja, yang konsisten dengan apa yang sebenarnya dibahas dengan karyawan, akan menyelesaikan masalah dalam sebagian besar kasus. Jawaban yang disusun beberapa minggu kemudian, setelah pengacara terlibat, biasanya akan terlihat seperti rekonstruksi. Jika umpan balik diberikan selama masa percobaan, rujuklah umpan balik tersebut dan tanggalnya.

What does a probation dismissal cost?

Pembayaran transisi wajib dibayarkan. Sejak tahun 2020, hak atas pembayaran transisi dihitung sejak hari pertama bekerja, sehingga juga berlaku jika pemberi kerja mengakhiri kontrak kerja selama masa percobaan. Jumlahnya adalah sepertiga dari gaji bulanan bruto untuk setiap tahun masa kerja penuh, dihitung secara proporsional untuk sisa masa kerja, yang setelah beberapa minggu menjadi jumlah yang kecil tetapi tetap harus dibayarkan. Pembayaran ini tidak wajib dibayarkan jika karyawan mengundurkan diri, dan tidak wajib dibayarkan jika pemutusan kontrak kerja disebabkan oleh perilaku yang sangat tercela dari karyawan.

Sisa penyelesaian akhir mengikuti aturan umum: gaji hingga hari terakhir, pembayaran jam libur yang terakumulasi dan belum diambil, tunjangan libur proporsional, dan komponen terakumulasi lainnya. Jika karyawan meminta surat keterangan kerja tertulis, getuigschrift, surat tersebut harus diberikan, dan hanya boleh berisi penilaian kinerja karyawan jika karyawan juga memintanya.

What if the employee is ill when the contract ends?

Pemutusan hubungan kerja selama masa percobaan adalah sah selama karyawan sedang cuti sakit, tetapi hal itu tidak menghilangkan catatan sakit dari arsip Anda. Kewajiban untuk terus membayar upah berakhir bersamaan dengan kontrak kerja. Sejak saat itu, karyawan berhak atas tunjangan sakit dari UWV sebagai karyawan tanpa majikan pada saat sakit.

That benefit is not necessarily neutral for the employer. Sickness benefit paid to former employees can be attributed to the employer through the differentiated contribution under the Wet financiering sociale verzekeringen, so a short employment that ends in a period of illness can produce a cost for years afterwards. Employers who bear their own risk under the Ziektewet carry the benefit directly. Before terminating during a period of sickness, ask your payroll adviser what the attribution will be.

Perlu dicatat juga bahwa pemutusan hubungan kerja saat karyawan sakit memunculkan argumen bahwa sakit adalah penyebabnya. Jika kekhawatiran tentang kesesuaian karyawan sudah ada sebelum cuti sakit dan didokumentasikan, argumen tersebut akan gugur. Jika tidak, akan sulit untuk menjawabnya.

What are the alternatives to a probation dismissal?

Dismissal is not always the right instrument, and two alternatives are worth considering before you use it.

Yang pertama adalah membiarkan kontrak jangka pendek yang telah ditetapkan berakhir. Kontrak jangka tetap berakhir secara otomatis berdasarkan hukum pada tanggal berakhirnya tanpa adanya pemutusan hubungan kerja. Jika kontrak telah berjalan selama enam bulan atau lebih, pemberi kerja harus memberitahukan karyawan secara tertulis setidaknya satu bulan sebelum tanggal berakhirnya apakah kontrak akan dilanjutkan dan, jika ya, dengan ketentuan apa. Tidak memberikan pemberitahuan tersebut tidak memperpanjang kontrak, tetapi mewajibkan pemberi kerja untuk membayar kompensasi sebesar satu bulan gaji, secara proporsional untuk keterlambatan yang lebih singkat. Catat tanggal pemberitahuan tersebut di awal kontrak, bukan di akhir.

Yang kedua adalah pemutusan hubungan kerja atas persetujuan bersama dalam sebuah vaststellingsovereenkomst (perjanjian penyelesaian). Hal ini patut dipertimbangkan jika hubungan kerja tidak berjalan baik tetapi klausul masa percobaan diragukan, atau jika karyawan telah mengajukan keluhan dan pemutusan hubungan kerja secara tuntas lebih disukai daripada perselisihan mengenai alasannya. Ingatlah bahwa karyawan memiliki jangka waktu empat belas hari menurut undang-undang untuk membatalkan perjanjian tanpa memberikan alasan, dan jangka waktu ini harus disebutkan dalam perjanjian itu sendiri; jika tidak, maka menjadi tiga minggu.

What if the employee holds a residence permit?

Jika karyawan memegang izin tinggal yang terkait dengan organisasi Anda sebagai sponsor, pemutusan hubungan kerja selama masa percobaan memiliki konsekuensi di luar hukum ketenagakerjaan. Sebagai sponsor yang diakui, Anda berkewajiban untuk memberi tahu IND (Independent Negotiation Department) tentang perubahan yang relevan, termasuk berakhirnya pekerjaan, dalam jangka waktu yang ditentukan oleh peraturan imigrasi, dan kegagalan untuk melakukannya dapat memengaruhi status sponsor Anda yang diakui. Karyawan biasanya diberi waktu pencarian untuk menemukan sponsor baru sebelum izin tersebut dicabut.

Berikut dua poin praktis. Beri tahu karyawan tentang posisi mereka daripada membiarkan mereka mengetahuinya sendiri, karena karyawan yang pertama kali mengetahui konsekuensi imigrasi dari IND jauh lebih mungkin untuk menentang pemecatan tersebut. Dan periksa apakah kriteria gaji dan kewajiban pemberitahuan telah dipenuhi selama masa kerja, karena pemecatan masa percobaan seringkali memicu peninjauan berkas oleh kedua belah pihak.

What happens if the employee challenges the dismissal?

The route is a petition to the kantonrechter (subdistrict court) under Article 7:681 BW. The court can annul the termination, in which case the employment contract revives and wages are owed for the intervening period, or it can award a fair compensation, a billijke vergoeding, instead. In a relationship of a few weeks, compensation is the more common outcome, but annulment of a termination that took place months earlier is an expensive result.

Karyawan terikat oleh jangka waktu penyitaan yang singkat: dua bulan sejak berakhirnya masa kerja untuk permohonan berdasarkan pasal 7:681, dan tiga bulan untuk klaim pembayaran transisi. Ini bukan jangka waktu pembatasan dan tidak ada yang menangguhkannya, sehingga pemberi kerja yang didekati setelah jangka waktu tersebut berakhir berada dalam posisi yang kuat hanya dalam hal itu saja. Namun, jangan menganggap keheningan dalam beberapa minggu pertama sebagai akhir dari masalah tersebut.

Dua poin bukti menentukan sebagian besar kasus. Pertama adalah keabsahan klausul masa percobaan, yang harus dapat dibuktikan oleh pemberi kerja dari kontrak yang ditandatangani dan, jika relevan, perjanjian kolektif. Kedua adalah alasannya. Dalam kasus diskriminasi, beban pembuktian dibagi: begitu karyawan mengajukan fakta yang menimbulkan dugaan diskriminasi, biasanya waktu pemutusan hubungan kerja terkait dengan pengungkapan, maka pemberi kerja berkewajiban untuk membuktikan bahwa tidak ada diskriminasi yang berperan. Pemberi kerja dengan catatan kontemporer tentang masalah kinerja yang berasal dari sebelum pengungkapan memenuhi beban tersebut; pemberi kerja yang tidak memiliki catatan apa pun biasanya tidak.

The employee may also complain to the College voor de Rechten van de Mens, the Netherlands Institute for Human Rights, which issues a reasoned opinion; the procedure costs the parties nothing. The opinion is not binding, but it is public and it is regularly relied on in subsequent proceedings, so a request from the Institute deserves a considered response rather than a formal one.

Apa yang harus Anda periksa sebagai seorang pemberi kerja?

Most disputes after a probation dismissal turn on a defect that could have been spotted beforehand. Check these points before you give notice:

• The clause is in writing, equal for both parties, within the maximum of Article 7:652 BW for this contract type, and not in a follow-up contract for the same work.
• The termination falls inside the probation period, with a margin of a few days; the period cannot be extended by illness, holiday or agreement.
• You can state the suitability ground in one or two sentences, consistent with the feedback you gave and its dates.
• Nothing in the preceding weeks links the decision to a protected ground: a pregnancy announcement, sick leave, a request for leave or a complaint. If it does, your file must show that the concerns came first.
• You confirm the termination in writing on the same day, with the end date and proof of receipt.
• The transition payment and final settlement are calculated, and any IND notification for a sponsored employee is diarised.

Apa yang harus Anda periksa sebagai seorang karyawan?

If your employer ends your contract during probation, the same rules work in your favour. Our article on being diberhentikan selama masa percobaan Anda sets out your position in more detail.

• Check whether the probation clause is valid under Article 7:652 BW; if it is void, so is the probation dismissal.
• Check whether the notice came inside the probation period.
• Ask for the reason in writing under Article 7:676 BW.
• Check whether the timing points to your illness, pregnancy or another protected ground.
• Note the deadlines: two months for a request to the subdistrict court under Article 7:681 BW, three months for the transition payment.

What can we do for you with a dismissal during probation?

Mitra pengacara pemecatan advise employers and employees on probation clauses and on terminations during probation. Our wider guidance is in our article on cara menangani pemecatan karyawan secara hukum.

• We review your contract templates and the applicable collective agreement for valid probation clauses.
• We check the timing and the reason of an intended termination before notice is given.
• We draft the written confirmation and the statement of reasons under Article 7:676 BW.
• We calculate the transition payment and the final settlement.
• We draft a settlement agreement (vaststellingsovereenkomst) where a mutual termination is the better route.
• We act in proceedings before the subdistrict court under Article 7:681 BW, for employer or employee.

Ringkasan

• A probation dismissal needs no UWV permission, court order or notice period, but only works with a valid clause under Article 7:652 BW.
• A clause that is too long, unequal or in a follow-up contract is void in its entirety.
• The reason must relate to suitability; dismissal because of pregnancy, illness or another protected ground is unlawful.
• The transition payment is due from the first day of employment, and the reason must be given in writing on request.
• The employee has two months to challenge the termination and three months to claim the transition payment.

Pertanyaan yang sering diajukan